28 de fevereiro de 2020
Modelos de planilhas e conteúdos sobre gestão empresarial

Sem dúvida, uma das melhores maneiras de iniciar o ano é fazendo uma análise profunda dos erros e acertos do ano anterior, para traçar caminhos ainda mais produtivos no período que começa.

Outro caminho possível é investir em consultoria ou até mesmo contratar palestras motivacionais para empresas, para rever processos e, em especial, sanar questões financeiras. 

Se acaso você é empreendedor sabe que independente do seu segmento de atuação, seja comércio, indústria ou prestação de serviços, é preciso analisar cuidadosamente a sua Gestão Financeira. Afinal, você deverá entender quais são seus custos fixos e custos variáveis. Assim, poderá potencializar a maneira como são empregados os recursos do seu fluxo de caixa, podendo, inclusive reduzir as despesas desnecessárias.

Pare de jogar dinheiro pela janela!

E por falar em despesas, você sabe diferenciar custos fixos e variáveis? Não? Então fique atento aos tópicos seguintes!

O que são custos fixos e custos variáveis?

Por certo, o ponto comum entre eles é que ambos dizem respeito a uma saída de capital do seu caixa. No entanto, há diferenças bastante relevantes entre os dois casos, observe:

Custos fixos

Objetivamente, são considerados custos fixos todas as despesas que se mantêm iguais independente das suas vendas ou do aumento da produção Esse é um tipo de despesa que não muda conforme o volume de produção ou de vendas, por exemplo.

Por exemplo, aluguel, telefonia, internet e folha de pagamento.

É claro que estes valores sofrem pequenas variações, devido a reajustes pontuais. Mas, geralmente, mantêm-se estáveis, repetindo-se mensalmente e estruturam a manutenção do negócio.

Custos variáveis

Um vez entendidos os custos fixos, é chegado o momento de conhecer os custos variáveis. Estes, como o próprio nome evidencia, são formados pelas despesas diretamente relacionadas àquilo que você vende, sejam produtos ou serviços. Por exemplo, digamos que você tem uma fábrica de calças jeans. Quanto mais pedidos você tiver, mais matéria-prima precisará adquirir.

Além da matéria-prima, fazem parte desse grupo despesas como: comissões dos vendedores, impostos sobre as vendas e manutenção de equipamentos.

Nesse sentido, os custos variáveis podem ser encarados como custos de produção. Enquanto os fixos como custos de manutenção do negócio.

Passo a passo para reduzir custos

Primeiramente você teve uma breve noção sobre em quê estão baseados os custos de uma empresa. A seguir, falaremos um pouco sobre como analisar essas despesas e encontrar pontos de corte ou onde esse investimento seria melhor empregado, gerando melhores resultados para a sua empresa.

Mas muita atenção, não dá para chegar na empresa querendo contar custos desenfreadamente. É fundamental que você conheça todas as suas despesas. Só assim será possível definir com clareza o que é essencial e o que não é.

Desse modo, o primeiro passo é fazer uma análise financeira profunda, criando um panorama de custos fixos e variáveis, afim de visualizar onde é possível aplicar ajustes.

Com esse panorama criado, fica mais prático encontrar equilíbrio entre os investimentos. E lembre-se, cada despesa exige uma atenção especial. Por exemplo, não adianta você decidir que vai cortar custos com energia elétrica desligando os refrigeradores do seu restaurante. Não é assim que funciona!

Antes de qualquer corte, vale analisar os impactos que essa ação terá na rotina da sua empresa. Por isso, para tomar medidas efetivamente positivas, analise um a um os fatores envolvidos em cada despesa, ponderando o que é melhor para a sua operação. E, claro, não tome as decisões sozinho, conversar com a equipe é fundamental para que cada setor faça uma auto-análise e lhe informe onde pode melhorar o seu controle financeiro.

Além disso, com o planejamento adequado de suas finanças, o ato de precificar seus serviços e produtos torna-se muito mais eficaz, já que você terá noção de todas as variáveis envolvidas na produção ou realização do serviço, definindo uma margem de lucro mais precisa.

1. Identifique o que é realmente necessário

Essa dica é a mais simples de identificar e, muitas vezes, a mais difícil de tirar do papel.

Um fator natural do seu humano é a adaptação às rotinas. Por exemplo, imagine que você tem uma empresa com 60 colaboradores. Se cada um deles ao lavar as mãos usar 6 folhas de papel, serão, pelo menos, 360 folhas ao dia. O que, claramente, é um custo excessivo para a empresa e que não está diretamente relacionado à atividade final.

Com isso, é essencial criar políticas internas de conscientização e incentivo à economia. Com práticas simples, como apagar as luzes no final do dia, revisar se os ares condicionados estão desligados ou, mesmo, reduzir erros na produção, evitando desperdício de matéria-prima, são ações eficazes na redução de custos a curto prazo.

2. Busque as melhores condições de pagamento

Por outro lado, quando se pensa em redução de custos de longo prazo é interessante investir seu tempo e empenho em negociações.

É isso mesmo! Se o aluguel do seu ponto comercial está exorbitante ou os fornecedores de insumos estão com valores altos, prejudicando a sua lucratividade, esse é o momento certo para conversar e negociar condições mais justas, que beneficiem ambas as partes. De um lado, a sua empresa que economizará, por outro o fornecedor seguirá tendo você como cliente.

Nesse caso, vale também contar com os representantes dos demais setores da empresa para comparar preços entre fornecedores e encontrar soluções práticas que possam beneficiar suas finanças.

3. Faça um controle financeiro frequente

Quer saber um segredo assustador? Muitos empresários acreditam que vender muito e bater metas signifique missão cumprida.

Por certo, é claro que o objetivo de qualquer negócio é auferir lucros. Melhor ainda se for beneficiando clientes com produtos e serviços que irão levar bem-estar e qualidade de vida.

No entanto, muito se engana quem acredita que metas de vendas, sozinhas, sustentam o negócio. Empresas são feitas de gestão financeira e esse controle não pode estar alheio ao conhecimento dos seus colaboradores.

De quê adianta vender muito, se sua operação está lhe custando muito mais e os lucros não estão equilibrados? O resultado é um mascaramento dos resultados financeiros.

Portanto, a nossa dica aqui é que cada setor da sua empresa deve ter um controle financeiro interno. Você, como líder, deve ter um controle financeiro global. Dessa forma, ao reunir os dados de cada área, ficará muito mais prático otimizar investimentos, reduzir despesas desnecessárias e alcançar efetivamente as metas.

4. Não acumule impostos

Impostos são um problema difícil de encarar? São mesmo! Nem por isso você pode ser negligente. Independentemente dos seus custos operacionais, os impostos estarão lá para lembrar que você é um empreendedor.

À primeira vista parecerá muito prático prorrogar prazos e deixar as guias de tributos acumularem-se. Mas saiba que essa é uma péssima ideia. O atraso ou não pagamento de tributos, sejam eles municipais, estaduais ou federais, resulta em multas e outras medidas. Podendo chegar, até, ao fechamento do seu negócio. Por isso, esteja sempre atento aos prazos!

No entanto, a boa notícia é que, com a orientação e ajuda de um contador, você poderá buscar alternativas como alguns casos de isenção, abatimentos ou mesmo um regime tributário mais adequado à sua operação para evitar pagar impostos excessivos.

5. Conte com um ERP para gerenciar seu financeiro

Por fim, contar com uma solução tecnológica para reunir e organizar de forma sistemática todas essas informações, é a chave para um controle financeiro mais efetivo.

Saiba que não é necessário desembolsar nenhuma grande fortuna para ter acesso a esse tipo de ferramenta.

O SIGE Cloud, por exemplo, possui planos que atendem todas as necessidades financeiras de pequenas e médias empresas, descomplicando a árdua tarefa de gerenciar contas bancárias, vendas, compras, logística e outros tantos módulos que permitem ao empreendedor traçar estratégias assertivas para ter um fluxo de caixa sempre positivo.

Experimente e surpreenda-se!

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