Independentemente do seu segmento ou do tamanho da sua empresa, realizar compras faz parte da rotina de qualquer negócio. E você, empreendedor já deve ter se perguntado: Quanto comprar? Qual deve ser o meu estoque mínimo? Qual o momento certo de fazer um novo pedido?

Ou então: Como administrar as compras da empresa de forma segura e rentável? Como reduzir custos, evitar retrabalho e aumentar a eficiência nesse processo?

Pensando em contribuir para que a balança de despesas e lucros esteja positiva, nós, da equipe SIGE Cloud, desenvolvemos este artigo. A seguir, compartilharemos conceitos-chave e estratégias fundamentais para responder as essas e outras importantes questões sobre Gestão de Compras.

Siga lendo e aproveite todas essas dicas!

O que é Gestão de Compras?

A Gestão de Compras é, sobretudo, uma medida estratégica que visa reduzir os custos das empresas, na aquisição de artigos. Sejam eles produtos prontos ou matéria-prima para produção.

Como funciona a Gestão de Compras?

Em linhas gerais a Gestão de Compras ocorre através de um somatório de medidas que devem ser tomadas pelo administrador e sua equipe, com a finalidade de otimizar os recursos existentes na empresa. Essas medidas devem considerar os gastos com aquisição, estocagem e depreciação de produtos.

Não se preocupe, logo mais a gente explica que medidas são essas e como colocá-las em prática!

Mas antes de sair por aí comprando produtos, é preciso saber quanto e quando comprar.

Como calcular meu estoque mínimo?

Como o próprio nome revela, o estoque mínimo diz respeito à quantidade mínima de um determinado produto que você deve ter na empresa. Ele funciona como uma segurança, para que o produto não falte e você não perca vendas. Além disso, ao ter um estoque mínimo, você não precisa se preocupar com compras de urgência. A gente sabe que compras de urgência acabam sempre sendo mais caras!

A quantidade de estoque mínimo pode variar de acordo com o nível de procura de determinados produtos. Nesse ponto cabe uma dica importante: você precisa realizar um bom controle e acompanhamento de suas vendas para poder planejar bem suas compras. Sem dúvidas, um Sistema de Gestão Empresarial é imprescindível para isso!

Por exemplo, vamos imaginar que você tem um mini-mercado que, diariamente, vende 80 garrafas de refrigerante. O seu fornecedor realiza entregas a cada duas semanas (14 dias).

Assim, para calcular o seu estoque mínimo, você precisa multiplicar esses dois fatores.

Estoque mínimo = Média de vendas diárias X número de dias entre cada entrega.

Nesse caso, a quantidade mínima de refrigerantes que você deverá ter em seu estoque, para que esse produto não falte, será:

Estoque mínimo = 80 x 14

Estoque mínimo = 1.120

Qual o momento certo para realizar um novo pedido?

Uma vez que você saiba qual o seu estoque mínimo, é a vez de utilizar essa informação para calcular o Ponto de Pedido. Ou seja, o momento certo para iniciar o processo de compra.

O cálculo é bem simples:

Ponto de pedido = (Média de vendas diárias X número de dias entre cada entrega) + Estoque mínimo
Ponto de pedido = (80 x 14) + 1.120
Ponto de pedido = 2.240

Se você já tem essas informações, mas ainda fica na dúvida de “Quanto comprar?”

Vamos ajudá-lo a calcular o Lote de compra. Seguindo o exemplo do nosso mini-mercado, considere os seguintes fatores:

Lote de compra = (total vendido no mês – estoque mínimo)
Lote de compra = (2.240 – 1.120)
Lote compra = 3.360 garrafas de refrigerante

Sabendo calcular o Lote de compra, você pode planejar com tranquilidade, pois sabe o quanto vende por mês e, principalmente, evita dores de cabeça com imprevistos, como atrasos nas entregas ou eventuais indisponibilidades de produtos.

Como aumentar a eficiência nesse processo?

Mesmo que a preocupação maior de qualquer empreendedor seja com as vendas, as etapas que envolvem a aquisição de produtos e/ou matérias-primas é de suma importância. Visto que os produtos comprados e a relação da empresa com seus fornecedores são elementos decisivos para atingir o sucesso nas vendas.

Para aumentar sua eficiência, otimizando o processo de compra, é fundamental encará-lo como um somatório de medidas interdependentes.  Nesse sentido, a área de compras deve trabalhar em conjunto com todas as outras áreas da empresa. A fim de adquirir produtos de qualidade e buscando os melhores preços, para atender as necessidades dos clientes e, ainda, aumentar os lucros.

Atenção às nossas dicas!

1) Defina metas e objetivos

Primeiramente, você deve analisar seu banco de dados e conhecer seus históricos de venda, de compras anteriores e demonstrativos de gastos. Todos esses elementos contribuirão para que você e sua equipe estabeleçam objetivos claros e metas alcançáveis.

2) Controle suas vendas

Realizar um bom controle de vendas, analisar inventários, monitorar os produtos mais vendidos e a performance do seu negócio são medidas fundamentais para uma Gestão de Compras eficiente.

Para isso, um sistema de gestão de empresas é o mais recomendado. Pois com essa ferramenta, pode-se acompanhar em tempo real o cenário em que sua empresa está. Em um mercado dinâmico e cada vez mais tecnológico, contar softwares que integrem diferentes setores e ajudem a administrar o seu negócio, tornou-se uma regra.

Sabendo utilizar esse tipo de sistema, você e sua equipe terão exatidão dos artigos existentes em seu estoque, das vendas realizadas, dos produtos de maior ou menor giro e dos pedidos em andamento.

Logo, essas informações contribuirão para redução custos. Já que você poderá tomar decisões mais assertivas a partir de um panorama claro, realizando compras de forma estratégica e considerando o seu orçamento real.

3) Tenha uma bom relacionamento com seus fornecedores

Talvez essa seja a estratégia mais simples e a mais negligenciada! Para atingir a eficiência na Gestão de Compras, é preciso manter uma sólida base de fornecedores. É claro, eles devem estar cadastrados nos seu sistema.

Além de realizar uma boa gestão de estoque e de gastos, é fundamental estabelecer uma boa relação com os seus fornecedores. Com essa relação, você pode realizar melhores negociações e obter vantagens competitivas.

4) Busque os melhores preços

Inegavelmente, boas cotações podem ser trabalhosas e requererem bastante pesquisa e negociação. A adoção desse tipo de prática tende a promover uma grande redução de custos para a empresa.

Entretanto, não é só preço que deve ser analisado nesse momento. Sempre leve em consideração o quesito qualidade e pontualidade nas entregas. Para que o barato não saia caro e você não precise se entender com clientes insatisfeitos com um produto inferior. Ou pior, para que você não fique sem vender porque o seu novo fornecedor nunca entrega no prazo combinado.

5) Mantenha as áreas de compras e estoque bem alinhadas

Outra medida que tem impacto direto na redução de custos e no aumento da eficiência na Gestão de Compras é o alinhamento entre setores.

Produtos parados por falhas em compras anteriores, materiais faltantes e práticas inadequadas de armazenamento, representam um grande impacto no orçamento de muitas empresas.

Nesse sentido, para evitar ter estoques mal planejados ou desorganizados, os setores da sua empresa precisam trabalhar conjuntamente. Analisando históricos de compra e identificando possíveis erros, visando realizar a oferta máxima de produtos a partir de um inventário justo e alinhado.

Seguindo essas dicas, sua equipe poderá focar em atender às demandas do seu público, pois sabe que oferece bons produtos, por um preço justo e competitivo. Os seus clientes, por sua vez, continuarão procurando a sua empresa, pois sabem que você sempre tem o que eles procuram.

Quer conhecer ainda mais estratégias? Leia o nosso artigo: Aprenda a melhorar o processo de compras da sua empresa.