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O Livro Caixa é um documento contábil utilizado por muitas empresas para iniciar o controle financeiro dos dados. Mas para que seja realmente válido, existem alguns pontos a observar no preenchimento deste livro.
Neste artigo vamos lhe explicar melhor como o Livro Caixa funciona. Você vai entender como preencher as colunas corretamente, alem de conferir algumas dicas para aproveitar bem este documento contábil.
O que é Livro Caixa?
O Livro Caixa é um documento contábil onde são registrados todos os recebimentos e pagamentos da empresa feitos em dinheiro. Esses lançamentos devem ser feitos de forma cronológica (dia, mês e ano).
Ou seja, o Livro Caixa controla os lançamentos realizados na conta Caixa da empresa. Sua principal função é auxiliar no registro contábil da empresa.
Quem deve manter e preencher?
A utilização do Livro Caixa pode ser aplicada a todos os tipos de empresas, mas normalmente é facultativa. De acordo com a lei 9.317, somente as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a registrar o Livro Caixa, com todas as orientações e formalidades observadas pela lei.
Estrutura do preenchimento
O Livro Caixa deve conter diversas informações. A primeira e ultima página são os termos de abertura e encerramento, que devem conter a finalidade a qual o livro se destina, o nome da empresa e seus dados, o número de folhas, e ambas devem ser assinadas.
Nas demais paginas, temos a estruturação do Livro Caixa, com o registro dos valores pagos e recebidos. Estas páginas devem conter os seguintes dados:
- Saldo anterior: obrigatoriamente, a primeira linha do Livro Caixa mostra o saldo anterior. Por exemplo, quando um novo mês se inicia, o saldo anterior deve ser lançado como o último dia do mês anterior;
- Data: a primeira coluna deve mostrar a data da transação, tanto para entradas quanto para saídas;
- Histórico: na segunda coluna você deve descrever ao que se refere aquele valor, ou seja, uma breve descrição do histórico daquele lançamento;
- Entradas ou créditos: os valores que são recebimentos devem constar nesta coluna;
- Saídas ou débitos: tudo o que se refere a pagamentos deve ser apresentado nesta coluna;
- Saldo: a ultima coluna contém o saldo restante após as operações do último dia. Para obter esse resultado deve-se somar o saldo do dia anterior com as entradas e depois subtrair as saídas.
Para realizar esse preenchimento de forma simples e dinâmica, separamos mais algumas dicas:
- O Livro Caixa não pode conter erros ou rasuras. Se você errar algum valor, deve realizar um estorno do valor lançado erroneamente;
- Se você informar algum documento no histórico do lançamento, por exemplo, uma NF ou numero de boleto, deve armazenar estes documentos e apresentá-los sempre que preciso;
- O saldo do caixa apurado sempre deve ser positivo. Se existir saldo negativo, ou saldo credor, a empresa pode sofrer uma autuação fiscal, pois pressupõe-se que algumas vendas não foram registradas, ou seja, houve omissão de receita;
- Você só pode ter uma entrada ou uma saída em cada lançamento, ou seja, não pode utilizar os dois no mesmo registro;
- Não é possível deixar nenhuma linha em branco entre o lançamento dos valores.
Diferença entre Livro Caixa e fluxo de caixa
Um erro muito comum dos empreendedores que não estão familiarizados com os dados contábeis é confundir o Livro Caixa com o fluxo de caixa. Na verdade, são coisas totalmente diferentes!
Como comentamos, no Livro Caixa são registrados os recebimentos e pagamentos feitos em dinheiro durante o período. Ele é um documento contábil, mesmo que utilizado totalmente independente dos demais controles contábeis e financeiros da empresa.
Já o fluxo de caixa considera todas as transações financeiras da empresa, sejam atividades operacionais, financiamentos, investimentos, entre outros. Ele possui uma função mais gerencial, acompanha todas as formas de pagamento, e também pode contar com uma previsão futura para o caixa.
Facilitando o preenchimento dos dados
Como o Livro Caixa é mais simples, ele pode ser facilmente preenchido através de uma planilha eletrônica. Para lhe ajudar, preparamos uma planilha Excel onde você gera seu Livro Caixa com facilidade. Baixe agora:
Mas no caso do fluxo de caixa, o melhor é contar com um sistema de gestão online. Com o Sige Lite você profissionaliza seu controle financeiro e automatiza diversos setores da empresa. Baixe agora:
Concluindo
O Livro Caixa é um documento muito simples, que auxilia a empresa em sua escrituração contábil. Para isso, ele deve ser preenchido corretamente e esperamos que nosso artigo tenha lhe ajudado nesta parte.
Se você ficou com alguma dúvida, comente abaixo e iremos ajudá-lo!
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