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Todo empreendedor que já buscou informações sobre contabilidade, sabe que as informações e regras são muitas. Para tentar lhe ajudar a deixar tudo mais simples, preparamos um artigo para descrever um pouco melhor os livros contábeis, que são o Livro Razão, Livro Diário e Livro Caixa.
Estes livros são documentos contábeis muito importantes para o negocio! Quando bem utilizados, são uma ferramenta que pode auxiliar o gestor no melhor andamento do negócio e no entendimento das questões contábeis. Por isso, acompanhe abaixo mais informações sobre cada um dos livros contábeis e quando eles serão utilizados.
Livro Diário
O Livro Diário é o livro contábil responsável por registrar todos os lançamentos contábeis e movimentações de valores da empresa, principalmente aqueles que afetam o patrimônio da empresa. Os registros devem ser feitos de forma cronológica (dia, mês e ano) e organizada, seguindo o idioma e a moeda em vigência no Brasil.
Ele é um registro básico para toda a escrituração contábil da empresa, onde são lançadas diariamente todas as operações em atividade, que modifiquem a situação patrimonial da empresa. Ele pode ser escriturado de forma manuscrita, mecanizada ou informatizada, podendo ser escriturado de forma resumida ou sintética, e ter periodicidade diária ou mensal.
Para que este livro seja gerado corretamente, ele precisa seguir algumas regras. Cada livro precisa conter o Termo de Abertura e o Termo de Encerramento, antes do início e ao final da utilização do livro, e devem ser assinados por um dirigente da empresa e por um profissional contábil habilitado.
Durante o preenchimento do livro é preciso efetuar um controle dos dados. Cada lançamento deve seguir uma sequência, apresentar seus respectivos valores, e conter as intrínsecas e as extrínsecas, que são:
- Extrínsecas: responsáveis por evitar as possibilidades de adulteração do Livro Diário, elas representam a organização do livro. Estamos falando da capa dura, encadernação, numeração das páginas, autenticação pela Junta Comercial do seu estado, e a presença dos termos de abertura e encerramento.
- Intrínsecas: elas são responsáveis por garantir a autenticidade de tudo que acontecer na empresa e for registrado neste livro. Tudo deve ser registrado exatamente como aconteceu e de forma cronológica.
Livro Razão
Através do Livro Razão são registradas as movimentações de crédito e débito sobre todos os itens que compõem o patrimônio da sua empresa. Ele registra os fatos que afetam o patrimônio da empresa, com o foco nas contas que constituem este patrimônio.
Assim como o Diário, este livro também pode ser escriturado de maneira manuscrita, mecânica ou informatizada. Porém, o Livro Razão dispensa a autenticação e o registro na Junta Comercial.
Para utilizar este livro na prática, o mesmo deve conter o nome da empresa, CNPJ, contas dos débitos e créditos, datas e todo o histórico da operação, bem como o saldo. Como algumas empresas possuem muitas contas que devem ser registradas, este costuma ser o maior livro, mais pesado e volumoso.
O Livro Razão é diferente do Livro Diário. Embora possam ter o mesmo propósito, a função do Livro Razão é manter o sistema da empresa organizado desde o começo. Ele complementa o Livro Diário e vice-versa, sendo que um não é mais importante que o outro. Desde 2007, ambos podem ser enviados através do SPED Fiscal.
Livro Caixa
Por fim, temos o Livro Caixa, responsável por registrar as entradas e saídas do Caixa da empresa. Ou seja, acabam sendo as transações feitas em dinheiro. Os dados devem ser registrados de forma cronológica, e essas movimentações e anotações aparecerão, obrigatoriamente, nos outros livros.
Aqui no blog já escrevemos um artigo somente para o Livro Caixa, que você pode acompanhar clicando aqui. Também criamos uma planilha Excel que você pode utilizar para gerar o seu Livro Caixa, e você pode baixá-la gratuitamente abaixo:
Informações adicionais
Veja mais algumas informações sobre a relação dos livros contábeis e o preenchimento dos mesmos:
- O Livro Razão é complementar ao Livro Diário, já o Livro Caixa é o auxiliar do Livro Diário;
- Todos os livros devem ser preenchidos em ordem cronológica (dia, mês e ano);
- Nenhum dos livros pode conter rasuras, borrões, sinais, setas, anotações, linhas ou folhas em branco.
Concluindo
Embora pareça difícil elaborar os livros no inicio, o controle deles é fundamental para o sucesso do negócio. Por isso, aproveite as informações que compartilhamos neste artigo para manter suas informações contábeis organizadas e sempre disponíveis para auxiliar sua tomada de decisão.
Ficou com alguma dúvida? Comente abaixo e iremos auxiliá-lo!
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