Independente do seu segmento e do tamanho da sua empresa, contar com as informações certas e sempre alinhadas permite que você tenha maior controle de todos os processos desenvolvidos no dia a dia do seu negócio. Nessa lógica, os relatórios possibilitam ampla visão de pontos de crescimento ou onde é preciso frear e melhorar as práticas e focar a aplicação de investimentos.
Na era do empreendedorismo digital, os dados são o que há de mais importante para aderir às melhores práticas, gerando maior potencial competitivo ao seu empreendimento. Alimentar o seu Sistema de Gestão Empresarial com dados relevantes e realizar os devidos controles, certamente, lhe fornecerá informações sólidas e confiáveis em relatórios que facilitarão a tomada de decisões e evidenciam fatos importantes sobre onde você está ganhando dinheiro e como pode faturar muito mais.
Esse processo é, simplesmente, fundamental para o adequado gerenciamento e o desenvolvimento de qualquer negócio, já que permite que os gestores façam previsões acerca das tendências de mercado, analisem o consumo dos setores, identifiquem produtos potenciais e encontrem formas de alcançar melhores resultados financeiros.
Assim, neste artigo falaremos sobre a importância dos relatórios nesse cenário, contribuindo para uma tomada de decisão mais certeira.
1º Passo: identificar erros e processos ineficazes
Antes de mais nada, questione-se: você conhece todos os processos realizados na sua empresa? Sabe, na ponta do lápis, quais os seus principais custos? Conhece bem todos os produtos que estão na sua lista de mais vendidos? Se sua empresa é uma indústria, você conhece todas as etapas e despesas envolvidas no processo produtivo?
Você não precisa armazenar todas essas informações somente na sua cabeça. Ao contar com os diferentes módulos e recursos do SIGE Cloud, você terá acesso a uma centena de relatórios. É por meio deles que o gestor identifica muito mais facilmente erros e processos ineficientes que podem resultar em prejuízos para a empresa. E o diagnóstico não para por aí!
Com o devido acompanhamento identifica-se exatamente em quais etapas determinado processo tem maior incidência de erros, onde ocorrem prejuízos e, até mesmo, se há uma fase desnecessária que não agrega valor à operação como um todo.
2º Passo: analisar o mercado
Logo, os relatórios também podem fornecer ao gestor maior conhecimento sobre as condições do mercado.
Essas informações, por sua vez, permitem que se faça um comparativo entre a situação da empresa e o cenário onde ela se encaixa no seu segmento e na economia. Dessa forma é possível saber quando é a hora certa de investir, de contratar e até de recuar. Ademais, os dados dos relatórios permitem acompanhar informações anteriores e projetar ações de longo prazo.
3º Passo: possibilidade de expansão do seu negócio
Em 2020 queremos crescer! Essa é uma boa meta para as empresas. Mas como ter certeza de que este é o momento certo para aumentar o espaço da sua loja, comprar maquinário, contratar mais 10 novos colaboradores?
Os relatórios também são capazes de mostrar ao gestor quando é a hora certa de expandir os negócios. Relatórios de vendas, geográficos, de aumento de demanda, logística e produtividade podem indicar quando o espaço físico não é mais ideal para atender às necessidades de trabalho, quando é a hora mais indicada para se abrir uma filial, para criar novos setores e até mesmo para dar mais atenção à publicidade.
4º Passo: acompanhe seu faturamento
Sem dúvida, todas as empresas criam metas de faturamento mensal e anual indicando qual é a margem de lucro desejada. Nesse sentido, os relatórios financeiros permitem entender se essas metas estão aquém ou além do objetivo, fornecendo ao gestor as condições necessárias para a revisão desses objetivos, caso eles realmente sejam irreais.
Por outro lado, é por meio desses relatórios que o gestor pode avaliar se seu modelo de precificação de produtos ou serviços é o mais adequado para atender às expectativas da empresa e, a partir daí, tomar as decisões necessárias para rever valores, se for o caso. Pode acontecer de, ao se determinar o preço dos produtos, alguns custos deixarem de ser inclusos. E é aí que os relatórios entram com força total, indicando onde o problema realmente se encontra.
Os relatórios, independentemente de quais informações fornecem, possuem a capacidade de revelar o retrato da empresa — de uma determinada área ou até mesmo de um processo específico. E é com esse panorama em mãos que os gestores passam a ter uma base sólida para tomar suas decisões.
Mas é importante lembrar que tudo isso só é possível quando se conta com um sistema de informação confiável, com dados validados e corretos, sempre atualizados.
Só que não adianta apenas produzir relatórios financeiros, é preciso analisar os dados e informações ali contidos. Antes de confeccionar um relatório, lembre-se de definir quais são os indicadores relevantes para o seu negócio, como margem, crescimento de vendas e faturamento, entre outros, e qual é o nível de detalhamento que você quer para os relatórios financeiros da sua empresa.
Confira, a seguir, alguns dos relatórios financeiros que mais podem contribuir para melhorar os resultados da sua empresa.
Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa realiza o controle das movimentações financeiras de uma organização e deve ser usado diariamente, este é um dos relatórios financeiros mais analisados.
Esse instrumento é o primeiro passo para a análise financeira do seu negócio e deve ser o seu companheiro fiel, já que, por meio dele, você conseguirá ter consciência do fluxo de dinheiro que entra e sai da sua empresa e manter o caixa sempre saudável.
Através da análise do fluxo de caixa, é possível entender a situação em que uma empresa se apresenta e rever a estratégia de condição de pagamento dos consumidores. Além de determinar investimentos para crescimento do negócio a longo prazo.
É possível analisar muitos fatores com um fluxo de caixa. Alguns deles são:
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Disponibilidade financeira atual;
- Previsão de compras e vendas;
- Lucratividade;
- Previsão de prazos de pagamento e recebimento;
- Necessidade de caixa.
Conciliação bancária
A conciliação bancária é uma maneira de evitar imprevistos na contabilidade da empresa. Em resumo, esse recurso compara as contas bancárias da empresa com o controle financeiro interno. Assim, por meio dela, você conseguirá garantir a precisão de informações financeiras.
Se acaso for apontada alguma falha, a correção deve ser feita de imediato pela própria empresa ou instituição financeira. Alguns erros que podem ocorrer são:
- Débitos indevidos ou não previstos;
- Lançamentos divergentes entre empresa e banco;
- Transferências não processadas;
- Depósitos não identificados.
Despesas por centro de custo
Quanto você vai ter de lucro com um investimento? E com o projeto que foi colocado em prática pela área de contabilidade no último mês? Você sabe qual foi o seu investimento em Marketing no último ano?
Alocar as despesas no centro de custo correto é imprescindível para responder essas questões, evitar retrabalho e saber exatamente com o que a sua empresa está gastando por mês.
Para fazer uma análise de despesas por centro de custo, o primeiro passo é dividir a empresa em áreas. Cada área pode ser um centro de custo. Feito isso, é importante definir quais serão as categorias para alocação das despesas.
Com isso e após categorizar as despesas de forma devida, será possível examinar as diferentes áreas da empresa e determinar uma verba anual para cada uma, garantindo mais autonomia para os departamentos.
Para conseguir ter uma gestão eficiente, é necessário definir objetivos e medir resultados através do acompanhamento de indicadores financeiros. A gestão financeira pode determinar o fracasso ou sucesso de uma organização e para isso, relatórios são instrumentos fundamentais.
Por fim, caso não seja feito um controle financeiro adequado, não terá jeito: as empresas enfrentarão tempos difíceis e terão que contar apenas com a sorte. Já as companhias que se preparam, terão mais chances de se destacarem e alcançarem sucesso, mesmo com uma competição cada vez mais acirrada entre concorrentes e exigências cada vez maiores dos consumidores.
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