Folha de pagamento, contracheque, holerite, quinto dia útil, todos esses termos são sinônimo de alegria e dinheiro na conta, não é mesmo?
Mas se você é empreendedor ou está pensando em abrir o próprio negócio, a tarefa de preparar a folha de pagamento talvez não seja tão simples assim.
Para esclarecer suas principais dúvidas sobre esse assunto, desenvolvemos este artigo e uma planilha completa para download. Nele abordamos os seguinte tópicos:
- O que é folha de pagamento?
- Diferença entre Folha de Pagamento e Contracheque
- Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
- Benefícios de uma planilha para controle de pagamento
O que é folha de pagamento?
Este é um documento obrigatório que apresenta todas as remunerações e descontos que os colaborados devem receber mensalmente.
Nesse sentido, esse importante documento, cumpre a função de sintetizar informações trabalhistas em informações contábeis. Assim, obtém-se o resultado de valor bruto e valor líquido ao qual o colaborador tem direito.
Folha de Pagamento ou Contracheque?
Provavelmente você já deve ter ouvido estes termos. Porém, sabe a diferença entre eles?
O Contracheque é um demonstrativo impresso de vencimentos de um trabalhador, é um contra recibo, afixado pelo art. 464 da CLT. Via de regra, ele funciona como um comparativo entre vencimentos e o depósito de salário que foi realizado.
De acordo com a CLT, no contracheque são elencadas informações como:
- Dados da empresa e do colaborador;
- Contribuições previdenciárias;
- Descontos (vale-transporte etc.);
- Adicionais;
- Bonificações.
Em síntese, o contracheque diz respeito a parte que cabe ao trabalhador, é um demonstrativo de seus proventos. Já a folha de pagamento é a lista com a remuneração de todos os trabalhadores de uma empresa.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Antes de mais nada, cabe destacar a importância de realizar atentamente este cálculo. Imagine que este é um fator de grande impacto no financeiro de qualquer empresa. Portanto, deve ser observado com a devida atenção, para evitar lançamentos equivocados que possam gerar problemas fiscais ou até judiciais.
De modo geral, a folha de pagamento fica a cargo dos escritórios contábeis. Estes, por sua vez, transformam os fatores envolvidos na relação de trabalho em valores numéricos. Tais valores são expressos através de códigos, e percentuais, resultando na correta folha da empresa.
Mas se você não é um contador e quer entender quais fatores fazem parte desse cálculo, não se preocupe. Nos 4 tópicos a seguir, explicamos os principais pontos para desvendar esse documento.
Siga lendo e confira!
1. Classificar os Trabalhadores
Inicialmente, para realizar o cálculo, deve-se classificar os trabalhadores segundo sua categoria.
As categorias são definidas por uma Convenção Coletiva. Esta, por sua vez, tem caráter normativo para, dentre outros fatores, estipular salários base para trabalhadores que desempenham uma determinada atividade profissional.
Caso você queira pesquisar classificações de diferentes cargos, o ministério do trabalho torna isso possível. Através da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), é possível pesquisar as mais diversas atividades regulamentadas no país.
2. Horas Trabalhadas
Cumprida a etapa de classificação, é chegado o momento de acompanhar o ponto dos colaboradores. Nele estão registradas todas as horas trabalhadas. Assim como, as horas extras, jornadas adicionais e descanso remunerado.
Ademais, com o ponto pode-se verificar eventuais faltas e se houve justificativa da ausência.
Cabe ao colaborador apresentar justificativa da ausência. Seja através de atestado médico em caso de doença, atestado de óbito de cônjuge ou familiares próximos, por exemplo. Desta forma, a falta pode ser abonada. Em contrapartida, não havendo apresentação de documento que ateste a ausência, a mesma será descontada do pagamento salarial.
3. Encargos Sociais
Além dos tópicos acima mencionados, contabilizam-se os descontos do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), a fim de assegurar a aposentadoria do trabalhador. Há, ainda, a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Uma vez subtraídos esses valores, é calculado o desconto do Imposto de Renda.
4. Desconto de Benefícios Legais
Nesta etapa, são descontados os percentuais concernentes aos benefícios legais. Exemplo disso são:
- Vale-refeição;
- Vale-alimentação;
- Vale-transporte;
- Auxílio-moradia;
- Contribuição sindical.
Folha de Pagamento, o que é descontado?
Para realizar o cálculo mais correto do salário líquido, deve-se considerar o salário bruto e descontar:
- INSS: entre 8 e 11%, de acordo com a faixa salarial em questão. Como se observa abaixo:
| Salário Bruto | Alíquota |
| Salário Bruto até R$1.399,12 | 8% |
| Salário Bruto de R$1.399,12 até R$2.333,88 | 9% |
| Salário acima de R$ 2.333,00 | 11% |
- IRRF: entre 7,5 e 27,5% de acordo com a faixa salarial em questão. Como podemos identificar na tabela a seguir:
| Salário Bruto | Alíquota | Parcela deduzida |
| De R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 142,00 |
| De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 | 15% | R$ 354,80 |
| De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 636,16 |
| Acima de R$ 4.664,69 | 27,5% | R$ 869,36 |
INSS e IRRF são descontos obrigatórios. Vale destacar que são isentos de imposto de renda, aqueles que recebem salários inferiores a R$1.903,98.
- Descontos acordados entre funcionário e empresa.
Benefícios de uma planilha para controle da folha de pagamento
Sem dúvida, uma planilha de Excel pode parecer um instrumento complicado para alguns empresários. No entanto, a utilização deste recurso pode trazer muitas vantagens, principalmente o ganho de tempo. Visto que o Excel permite a montagem de fórmulas para cálculos que antes eram feitos manualmente.
Esta é uma das vantagens da planilha de controle de folha de pagamento. Você pode informar a alíquota para cálculo dos vencimentos e descontos, bem como o salário base do seu funcionário. Assim, a planilha já fará o cálculo das informações correspondentes e lhe trará o valor liquido do salário, ou seja, o valor que será realmente recebido pelo funcionário.
Com efeito, as informações que serão apresentadas após estes cálculos, poderão ser utilizadas para a montagem do documento para impressão. Assim você já tem o documento pronto para que o funcionário assine o recebimento do valor, na data em que ele ocorreu.
Dicas de utilização
Se acaso, você não esteja habituado a utilizar planilhas do Excel, indicamos ler o manual que está na planilha GUIA. Além disso, você pode fazer uma cópia desta planilha para então simular testes e verificar o funcionamento e cálculo de cada informação.
Enfim, outra indicação é manter sua planilha salva em um local seguro, por exemplo, o Google Drive que é um meio de armazenamento dos dados em nuvem, de forma simples e gratuita.
