A utilização de planilhas Excel para o controle empresarial é realidade em muitas empresas. O hábito de utilização destes arquivos deixa muitos gestores com duvida no momento de trocar de solução e optar por um sistema de gestão.
A opção pelas planilhas normalmente ocorre porque elas são gratuitas. Mas ao analisarmos todas as armadilhas que estes arquivos oferecem para a gestão de um negócio, o preço pode acabar se tornando muito alto.
Por isso, preparamos este artigo com um comparativo entre as planilhas e os sistemas de gestão – ERP, apresentando os pontos mais importantes nesta balança.
Diferenças entre planilhas e sistemas de gestão
Confira as principais diferenças entre as planilhas e os ERPs, e entenda porque um software gerencial é sempre a melhor opção.
Segurança
Planilhas: a segurança das planilhas e das informações contidas nela é muito baixa, pois qualquer problema no computador pode danificar seu arquivo e seus dados. Se a planilha for compartilhada com outras pessoas, os riscos aumentam ainda mais, com chances de erros nas formulas e desatualização das informações.
Sistema de gestão: quando a empresa utiliza um ERP, todas as suas informações são criptografadas com a mesma segurança dos bancos online e disponibilizadas em tempo real, 24 horas por dia, 7 dias por semana. Tudo isso com backup automático dos dados, para garantir a segurança dos dados da empresa.
Suporte
Planilhas: não existe suporte especializado para cada planilha utilizada na empresa. Existem materiais na internet com dicas de utilização e correções de possíveis falhas, porém sem considerar as particularidades de cada empresa, e conseqüentemente a maneira como a planilha esta sendo utilizada.
Sistema de gestão: as empresas fornecedoras de softwares de gestão oferecem suporte via telefone, chat e email para seus clientes. Assim, cada dúvida será sanada de acordo com as regras de negocio da sua empresa, e a melhor forma de utilizá-la dentro do ERP.
Facilidade de uso
Planilhas: quando o gestor utiliza uma planilha simples, ela até pode ser fácil de usar. Mas quando a empresa precisa de planilhas robustas, pode encontrar complexidade na utilização. A falta de automatização destes arquivos pode comprometer a produtividade de toda empresa.
Sistema de gestão: optando por um sistema de gestão online, você encontra ferramentas intuitivas, que facilitam o dia a dia da empresa, mesmo para quem não tem experiência na utilização de um ERP.
Colaboração
Planilhas: de maneira geral, planilhas são compartilhadas por email ou através de um sistema de nuvem. Porém, o problema ocorre no momento da utilização, onde apenas um usuário pode utilizar a planilha por vez, aumentando os riscos de criar informações desatualizadas e duplicadas.
Sistema de gestão: um ERP foi criado especialmente para ser utilizado por equipes, por isso, o armazenamento em nuvem permite que diversos usuários tenham acesso simultâneo as informações. Desta forma, um acesso não ira interferir no outro e as informações estarão sempre atualizadas.
Organização e Interatividade
Planilhas: a organização dos dados irá obedecer à organização das pessoas que estão utilizando, sem que haja interação entre os dados e acessos dos usuários.
Sistema de gestão: o sistema é criado para manter as informações organizadas e para que elas interajam entre os dados cadastrados pelos diversos usuários. Desta forma, os dados serão exibidos de forma lógica e intuitiva, apresentando relatórios que facilitam a analise gerencial do negocio.
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Concluindo
Como percebemos, optar por um sistema de gestão pode trazer mais benefícios e economia para a empresa, no curto, médio e longo prazo. Por isso, abandone as planilhas agora mesmo e melhore a gestão da sua empresa neste início de ano!
Se você ainda tiver dúvidas sobre as vantagens de um sistema de gestão, converse conosco. Estamos sempre a disposição através dos comentários!
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