Desde que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi implantada, muitos empreendedores se confundem com os documentos DANFE e XML.
A distinção entre a Nota Fiscal antiga e a atual Nota Fiscal Eletrônica é que este documento possui validade jurídica para todos os fins, além de ficar armazenado eletronicamente. Com a implantação do sistema de NF-e, surgiram dúvidas sobre como emitir, receber e arquivar tais documentos.
Para esclarecer e tirar todas as dúvidas, vamos mostrar no post de hoje qual é a diferença entre esses termos e qual é o papel de cada um.
O que é DANFE?
DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica e é uma versão simplificada da Nota Fiscal. Esse documento é utilizado normalmente no transporte de mercadorias, oferecendo informações sobre a operação em curso, como emitente, destinatário, valores, entre outras.
Um caminhão não pode circular sem ele. Caso contrário, correrá o risco de receber uma multa.
O DANFE não possui valor fiscal. No entanto, com o documento em mãos, é possível atestar a existência da Nota Fiscal, já ele que contém uma informação de grande valor: a chave numérica de acesso da nota fiscal, que é composta por 44 números.
É exigido também que o DANFE possua um código de barras para viabilizar a leitura da chave.
O DANFE não tem necessidade de ser arquivado e deve seguir o layout contemplado no Manual de Integração do Contribuinte.
Emissão do DANFE
Para evitar divergências entre o DANFE e a Nota Fiscal Eletrônica, é recomendado que o DANFE seja impresso sempre pelo mesmo sistema gerador da NF-e.
Outras atribuições do DANFE
Além de acompanhar a encomenda em trânsito e conter a chave para consulta das informações da NF-e, o DANFE tem outras funções:
- Confirmar o recebimento da mercadoria ou prestação do serviço através da assinatura do destinatário. Para tanto, o cliente deve assinar o canhoto do DANFE. É aconselhado guardá-lo para ser apresentado se porventura o fisco pedir;
- Assessorar na escrituração das operações fundamentadas pela NF-e na hipótese do destinatário não ser contribuinte habilitado a emitir NF-e;
- Caso o software emissor da Nota Fiscal não consiga realizar contato com a Secretaria da Fazenda, o DANFE pode representar a NF-e. Nessa situação, é necessário que ele seja impresso em uma guia de segurança.
Em resumo, o DANFE é uma simples representação gráfica da NF-e.
O que é o arquivo XML?
O XML é o documento padrão utilizado para registro da NF-e, isto é, ele é a própria nota fiscal.
O layout usado é padrão em todo território nacional e respeita as normas antigas de escrituração fiscal com adicionais melhorias que objetivam um maior domínio das transações.
A leitura do XML precisa ser feita nos sítios da SEFAZ ou através da utilização de programas específicos. Aqui está um exemplo de XML que a Receita põe à disposição de todos.
Armazenamento do XML
Uma informação que muitas empresas desconhecem é de que os consumidores também devem guardar os arquivos XML.
Os arquivos XML devem ser armazenados por pelo menos cinco anos, tanto pelos emitentes quanto pelos consumidores, já que eles representam a nota fiscal e precisam ser exibidos no momento em que forem requisitados pela Receita ou caso haja necessidade de troca do produto ou serviço adquirido.
Você viu no post de hoje esclarecimentos sobre dúvidas comuns de contribuintes, aprendeu o papel e a diferença entre o Danfe e o XML e como automatizar a emissão da sua nota fiscal. Agora, não há mais desculpas para errar, certo?
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