Antes de mais nada é preciso entender a dinâmica atual das folhas de pagamento das micro e pequenas empresas. Diante das medidas trabalhistas que precisaram ser tomadas para a manutenção dos postos de emprego, a tarefa de gerenciar a folha de pagamento (que já era burocrática), tornou-se uma tremenda dor de cabeça.
Você pode conhecer algumas dessas medidas através do nosso artigo: Conheça as novas medidas trabalhistas: MP 927 e MP 936
No mês de março de 2020, em virtude da chegada da pandemia de Covid-19, muitas empresas, precisaram reduzir suas atividades ou até mesmo deixar de operar por tempo indeterminado. E junto com essa quarentena, veio uma crise econômica sem precedentes. Nesse sentido, para conter o desemprego e auxiliar as empresas a manterem seus colaboradores, o governo federal criou formas de dividir com as empresas, sobretudo as micro e pequenas, os custos da folha de pagamento.
Mas como será que os empreendedores podem se organizar para controlar horas trabalhadas, folgas, férias antecipadas e, claro, o valor do auxílio cedido pelo governo?
Se todas essas questões ainda estão pairando sobre a sua cabeça, não se preocupe. Este artigo foi criado justamente para esclarecer suas dúvidas. E, de quebra, ainda compartilhamos uma completa planilha para organizar todas as informações da sua empresa e dos seus funcionários.
Fique atento às nossas dicas!
1. Pague seus funcionários em dia
Essa nem é uma dica, é uma regra para evitar quaisquer problemas, tanto com os próprios trabalhadores (que dependem do salário), como com a justiça.
Entretanto, em uma momento de crise financeira, pode ocorrer que alguns empreendedores com problema de fluxo de caixa, acabem sacrificando o pagamento dos salários e encargos sociais sobre os salários porque são dívidas não-onerosas, ou seja, não pagam juros quando há atraso.
Essa prática resulta em problemas graves de gestão e deve ser evitada. Somente em casos excepcionais, como os previstos na MP 936, os prazos para pagamento dos encargos sociais podem ser postergados. No entanto, ainda assim a empresa não está desobrigada de pagá-los.
2. Programe seus pagamentos
Sem dúvida, criar um bom planejamento é decisivo para a saúde financeira de qualquer negócio. Principalmente quando se está vivendo um período de contingência.
Nessa lógica, já manejar adequadamente os seus recebimentos para suprir a demanda da folha, já tira uma enorme peso das suas costas.
Aproveite os recursos digitais disponibilizados pelos próprios bancos que permitem que você cadastre o dia, o valor e a conta para a qual a transferência deve ser feita todo mês. Você ainda pode acompanhar essas movimentações online, a qualquer tempo. O que facilita o seu gerenciamento e evita que imprevistos te desviem do processo administrativo e atrasem o pagamento dos funcionários.
Que tal contar com uma planilha gratuita para cadastrar e acompanhar todas essas informações?
3. Tenha a classificação adequada dos seus funcionários
Por certo, nutrir todos os dados dos seus colaboradores bem organizados, é essencial, para pagar-lhes valores justos e correspondentes às funções exercidas.
Sempre lembrando que, conforme a flexibilização dos contratos de trabalho, as relações laborais são diferentes com funcionários fixos, temporários, consultores etc.
Por isso, nossa recomendação é ter um bom contador para lhe auxiliar sobre quais são os encargos a serem pagos e que tipo de benefícios cada colaborador deve receber, seguindo a hierarquia prevista na CBO.
Para conhecer a Classificação Brasileira de Ocupações, acesse o site do Ministério do Trabalho.
4. Mantenha atualizados todos os dados dos seus funcionários
As faixas de impostos sempre mudam, seja por mudanças nas leis tributárias, seja por mudanças na vida do colaborador.
Por isso, é importante manter uma base de dados com as informações atualizadas. O funcionário casou? Teve filhos? Foi promovido e atingiu outra faixa de taxação?
Isso ajuda a empresa a manter-se em dia com suas obrigações e também é benéfico para o funcionário, especialmente se ele precisar contratar um financiamento para a compra de uma casa, por exemplo.
Outro fator importante é que, em casos com o atual, em que as instituições financeiras estão oferecendo empréstimos generosos a um custo baixo, ter todas as informações da sua empresa e de seus colaboradores em dia, lhe auxiliará a entregar toda a documentação necessária para contratar esse crédito. Desse modo, você ganha também em agilidade!
5. Contabilize despesas extras e faça os devidos reembolsos
Por fim, vale destacar as despesas que a sua equipe teve desempenhando atividades de trabalho devem ser reembolsadas. Evidentemente, todos esses valores devem ser controlados. Em especial, para evitar qualquer custo desnecessário. É bom que a empresa tenha um fluxo e estabeleça prazos para solicitação e pagamento desses reembolsos para não se perder na contabilidade.
Independentemente da crise, é preciso encarar um cenário que vem ganhando força nos últimos anos: Empresas modernas tratam a folha de pagamento como um investimento, não como uma obrigação. Elas entendem que sabotar a folha de pagamento, não só gera um passivo trabalhista e questões difíceis de ser resolvidas, mas também traz desmotivação e dificulta a retenção dos talentos. O que, por sua vez, afeta o desempenho do negócio como um todo.
E então, gostou dessas dicas? Está precisando de uma mãozinha para acompanhar os seus lançamentos financeiros e simplificar os cálculos da folha de pagamento? Não esqueça de baixar a nossa planilha gratuita!
Ótimas ideias! com certeza são coisas possíveis de se colocar na prática.
abraços