A padronização e a organização de documentos são dois processos simples, mas que podem trazer grandes benefícios para a empresa. São estes benefícios que vamos mostrar neste artigo, mostrando como você pode aproveitar estes processos no seu negócio.
Importância da padronização
A padronização de documentos consiste em definir uma forma de organização dos dados dentro do documento. Ou seja, como as informações serão divididas e agrupadas. Uma vez que a padronização for definida, ela deve ser adotada em todos os documentos gerados.
O primeiro beneficio da padronização é a percepção que o cliente terá da sua empresa. Um documento objetivo, com as informações bem apresentadas, gera confiança no seu cliente, pois ele saberá que a sua empresa é comprometida em todos os setores. Isso acaba aumentando sua credibilidade no mercado.
Além disso, você também terá muitos benefícios dentro da empresa. Qualquer funcionário que tiver um documento em mãos saberá onde cada informação esta, o que facilitará na busca dos dados e também no preenchimento do documento.
Para lhe ajudar na padronização das suas ordens de serviço, preparamos um documento no Microsoft Word especifico para OS. Ele facilita o seu dia a dia e pode ser baixado automaticamente abaixo:
Se você trabalha com propostas comerciais de produtos e equipamentos, também temos um documento que pode lhe ajudar. Nosso modelo Word gratuito permite que você padronize todas as propostas enviadas ao cliente. Clique aqui para baixar.
Importância da organização
A organização dos documentos da empresa possui o objetivo de aumentar rastreabilidade dos dados, a segurança da informação e assim aumentar a produtividade e facilidade para as tomadas de decisões.
Com uma boa organização também é possível criar políticas de privacidade e sigilo, proporcionando maior segurança aos documentos e mais tranquilidade para a analise dos dados. Os benefícios desta organização oferecem uma grande economia de tempo, e a garantia do patrimônio intelectual.
Dicas para organização dos arquivos no computador
Além de padronizar o documento, o mesmo também deve acontecer no momento de salvar os dados. Confira algumas dicas para organizar os arquivos no seu computador:
- Crie pastas por projeto ou cliente, em um local do seu computador que possa ser facilmente acessado;
- Determine um número limite para as subpastas, conforme os dados que serão utilizados e pesquisados;
- Nomeie os documentos com nomes curtos e objetivos;
- Mantenha os arquivos dos projetos finalizados ou cancelados em separado, mantendo seu computador sempre organizado;
- Faça backup dos arquivos periodicamente, optando por salvar os dados na nuvem (online), para acessar de qualquer lugar e qualquer computador;
- Deixe um manual explicativo para que os outros funcionários possam encontrar as informações facilmente quando você não estiver na empresa.
Concluindo
As empresas que padronizam e organizam seus documentos ganham muitos benefícios, principalmente a uma solução mais eficaz para as tomadas de decisões estratégicas. A empresa que não aproveita estes benefícios pode sofrer muito com as ineficiências impostas por falta de padronização e desorganização
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