Você se sente esgotado e cheio de responsabilidades? Quer atender a todos os compromissos, tem mil planos e acha que 24 horas é pouco tempo para tantos afazeres? Pois saiba que uma boa gestão de tarefas pode ser a chave para aumentar a eficiência na sua empresa!

Quer deixar de procrastinar e fazer seu dia de trabalho render muito mais? Acompanhe as nossas dicas!

O que é Gestão de Tarefas?

Gestão ou Gerenciamento de tarefas são termos utilizados para explicar a prática de planejamento, acompanhamento e análise das atividades do seu dia a dia. Isso vale tanto para a vida pessoal como para a profissional.

Publicado há uma década, o artigo Gestão do Tempo como apoio ao Planejamento Estratégico Pessoal , desenvolvido por estudantes da Faculdade de Administração da UFSM/RS, já destacava a importância de refletir, projetar e implementar técnicas que permitissem a melhor organização do tempo, a fim de mantar a qualidade de vida, bem como o cumprimento das demandas diárias dentro das empresas. Como se pode observar no trecho a seguir:

Para que aconteça o desdobramento das metas em atividades executáveis no dia a dia, a gestão do tempo configura-se como uma ferramenta que pode facilitar este processo e contribuir com a implantação do planejamento estratégico pessoal, pois todas as ações humanas estão vinculadas ao contexto temporal.

A execução otimizada de atividades importantes (que agregam valor) e a redução de urgências e de desperdício de tempo são exigências nesta era do conhecimento, o que demanda a reavaliação individual do modo como se utiliza o tempo.

Soliz Estrada, Rolando Juan; Tim Flores, Gilberto; Descovi Schimith, Cristiano, 2011.

Pensando na questão administrativa, a adoção de medidas para organização da rotina, gestão de tempo, tomada de decisões e hierarquização de atividades, é fator preponderante para atingir os objetivos de crescimento da empresa, ao passo que se preza pela redução de estresse e aumento do bem-estar dos colaboradores.

O que a gestão de tarefas tem a ver com a promoção de bem-estar no trabalho?

Se acaso, a sua agenda está lotada de atividades, seu celular, sua caixa de e-mails e as redes sociais não param de lhe tirar a atenção, saiba que você pode estar entre as estatísticas dos brasileiros que sofrem transtornos de estresse e ansiedade no trabalho.

De acordo com dados da Organização Mundial de Saúde, um quarto da população mundial sofre com transtornos da mente, agravados pela rotina exaustiva e desorganizada.

No Brasil, os números são ainda mais impressionantes, estima-se que nove em cada dez brasileiros no mercado de trabalho apresenta sintomas de ansiedade e, até mesmo depressão.

Nesse sentido, aliadas ao acompanhamento psicológico, algumas medidas preventivas, em termos de organização, são fundamentais para motivar colaboradores e cultivar um ambiente de trabalho positivo. Estas medidas, fazem parte do que abordaremos a seguir, como Gestão de Tarefas.

Em última análise, o respeito aos colaboradores e a promoção de bem-estar tende a resultar em melhora da performance. Logo, é possível afirmar que a Gestão de Tarefas, se bem empregada impacta diretamente no aumento dos lucros.

Quer saber como colocar isso em prática? Confira as nossas dicas!

Quais os princípios da Gestão de Tarefas?

Em resumo, essa prática de planejamento é composta por uma série de procedimento interdependentes, são eles:

1 – Listar

Criar uma (ou várias) lista de tarefas ajuda a visualizar melhor todas as atividades que precisam ser realizadas a fim de atingir os seus objetivos.

Além disso, com uma lista clara de atividades, é possível agrupar tarefas semelhantes, podendo realizá-las ao mesmo tempo.

Aproveitamos e compartilhamos aqui um exemplo de lista para atividades do dia. Logo, você poderá se inspirar e adaptar o modelo às necessidades da sua equipe, como atividades da semana, da quinze, do trimestre etc.

2- Estabelecer Prazos

Uma vez criadas as listas, será necessário programar-se, estabelecendo prazos para a realização dessas atividades. Essa etapa está diretamente relacionada à Gestão de Tempo. É a etapa de mensurar dias ou horas necessários para que você e sua equipe cumpram com o que fora planejado.

3 – Priorizar

Visto que você já listou o quê precisa fazer e já sabe quanto tempo precisam para trabalhar nessas tarefas, é chegado o momento de hierarquizar, de classificar o que é prioridade.

Essa etapa é fundamental e deve ser pensada com bastante atenção.

Por exemplo, quando chegam mercadorias novas na sua empresa. O que é prioridade, organizar o estoque ou abastecer as prateleiras que estão vazias?

Imagine que você está com a loja aberta e estão faltando produtos que têm muita procura. Finalmente, chegam as mercadorias. Se você não estabeleceu prioridades, de uma maneira atenta e estratégica, sua equipe pode confundir-se. Pense só o trabalhão que seria organizar no estoque todas as mercadorias que acabaram de chegar, enquanto você perde vendas porque não tem os produtos expostos na loja.

Uma dica valiosa para essa fase da Gestão de Tarefas é criar uma escala de prioridades e apresentá-la a toda a sua equipe. Essa escala pode ser atribuída de acordo com números ou com cores, por exemplo.

Vale ressaltar que as prioridades podem variar de acordo com as circunstâncias. Por isso, sempre vale a pena relembrar que a comunicação entre todos os colaboradores é imprescindível para identificar prioridades na rotina da empresa.

4 – Delegar

Ao passo que as tarefas já foram listadas, classificadas e já tem prazos estabelecidos, é chegado o momento de delegar. Isso mesmo, uma dos princípios fundamentais para uma Gestão de Tarefas mais eficiente é saber que você não consegue (e nem deve) absorver todas as demandas.

Saber dividir responsabilidades é uma tarefa primordial para um bom gestor ou líder. Essa divisão contribui para a valorização, engajamento e crescimento da sua equipe. Além, é claro, de evitar sobrecarga de determinadas pessoas ou setores.

5 – Acompanhar

Mesmo que os passos anteriores sejam respeitados e que você tenha uma equipe super alinhada, é preciso acompanhar a execução das atividades.  Com isso, pode-se mensurar o tempo investido, os esforços, os recursos e enxergar possibilidades de ajustes (de valores, por exemplo) e otimização no desenvolvimento destes trabalhos.

A tecnologia como aliada

Mais do que nunca, estamos conectados o tempo inteiro, é verdade. Mas estamos utilizando a tecnologia a nosso favor?

Imagine contar com ferramentas tecnológicas que nos possibilitem organizar melhor o nosso dia a dia, de forma prática e simples. Imaginou?

Com o SIGE Cloud, isso é realidade!

Você pode cadastrar suas próprias tarefas ou tarefas para outro usuário, e poderá solicitar ao sistema que emita um lembrete sobre a realização desta atividade.

Outra vantagem de utilizar a agenda do SIGE Cloud, é que você poderá integrá-la ao seu Google Calendar. Dessa forma, você pode desfrutar de mais configurações que podem ser personalizadas dentro do Google.

Nunca foi tá fácil, rápido e eficiente gerir seu tempo e suas atividades profissionais. Aproveite esse e muitos outros recursos, agora mesmo!