Algumas empresas tendem a tratar o faturamento como uma tarefa “entediante”, que deve ser executada no final do processo. Esse tipo de postura pode gerar atrasos no recebimento de pagamentos e, no pior dos cenários, trazer enormes prejuízos para o negócio.
Portanto, confira a seguir 6 melhores práticas para faturar que o farão dedicar menos tempo a esse processo e mais tempo às atividades que você mais gosta, aumentando assim seu faturamento.
1. Detalhes tão pequenos de nós dois…
Lembre-se do eterno rei Roberto Carlos ao faturar. Além dos dados do cliente, certifique-se de incluir o nome da pessoa de contato do cliente que lida com a sua conta! Em uma empresa com três funcionários, pode ser fácil descobrir quem é encargado de cada coisa; mas em grandes estruturas, as faturas podem ser facilmente extraviadas.
O documento deve conter ainda o nome da empresa, o nome de quem está faturando, endereço, número de telefone e e-mail. Assim, se o cliente tiver qualquer dúvida, não terá problemas em entrar em contato com você o mais rápido possível.
2. Faturando o quê, mesmo?
É fato: as pessoas querem saber claramente pelo que estão pagando. Simplesmente escrever “Projeto” pode levar a sua fatura para o pilha de “a conferir”. Seja específico, liste os serviços prestados e – quando cabível – o custo de cada item. Em um futuro próximo, se alguém precisar consultar aquela fatura, ficará mais fácil saber pelo que foi pago.
3. Inclua as suas expectativas
Quando você espera que a fatura seja paga? O que acontece se o prazo vencer? Para poder enviar avisos de atraso, fazer follow-up ou cobrar juros, você precisa ter tudo documentado e combinado previamente, para que não haja contra-argumentação. Isto é muito importante no momento de faturar!
4. Deixe claro como deve ser o pagamento
Você quer ser pago com boleto bancário, com uma transferência, com flores? Seja explicitamente claro sobre a forma como você espera o pagamento. Em geral, o ideal é discutir de antemão com o cliente o seu método preferido ou chegar a um acordo sobre a melhor forma de pagamento para ambas as partes.
E, em todos os casos, é essencial já enviar as informações (boleto, dados bancários etc), para acelerar o processo.
5. Nomes e números
Usar um sistema de numeração de fatura mantém tudo sob controle. Sempre refira-se à “fatura # 9048,” em vez de “Aquela fatura que enviei no mês passado, eu acho que numa terça-feira”. Isso ajuda não apenas o seu controle, mas o do cliente.
Conte, portanto, com um sistema de numeração de fatura consistente e cronológico. Algumas pessoas numeram por ano (por exemplo, 2.015.043 seria a fatura 43 de 2015). Você também pode especificar um código. Por exemplo, XYZ06 seria a sexta fatura para o produto ou serviço XYZ.
6. Automatize o processo
Há muitas vantagens em adotar um software para gestão de faturas, especialmente os baseados em nuvem, que permitem acesso a qualquer hora e de qualquer lugar. Entre os benefícios de automatizar esse processo estão:
- Enviar faturas automaticamente.
- Configurar um agendamento recorrente específico para cada cliente.
- Poder ver instantaneamente quem pagou e quem não pagou.
- Ver exatamente quando o documento foi aberto pelo cliente. Alguns softwares permitem, ainda, que os clientes paguem imediatamente online.
- Poder faturar de qualquer lugar e com qualquer aparelho, seja laptop, smartphone ou tablete.
Esperamos que as dicas deste artigo auxiliam nos melhores resultados do seu faturamento. Se tiver qualquer dica adicional para compartilhar conosco e outros empreendedores, comente abaixo!
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