No dia a dia das empresas, são vários os processos e as decisões que precisam ocorrer ao mesmo tempo e em larga escala, desde a manutenção corriqueira de um equipamento até a implantação de um novo software de gestão. Pois para lidar com toda essa carga de informações que devem ser colhidas no tempo certo, empresários e gestores devem contar com ferramentas excelentes quando se trata de reunir e aplicar dados, não concorda?
Então que tal conhecer hoje um dos métodos mais eficientes para o controle das atividades de uma empresa? Saiba o que é e como usar o 5W2H:
O que exatamente é o 5W2H?
O 5W2H nada mais é que uma ferramenta administrativa utilizada quando o objetivo é alcançar uma determinada meta ou garantir a melhor execução de certos projetos definidos pela empresa. Essencialmente, é uma planilha com duas colunas, uma para perguntas e outra para respostas. A sigla 5W2H reúne as iniciais dos questionamentos que vão guiar o gestor à excelência. Do inglês, são as seguintes:
- What ou o que: qual o objetivo, a meta ou a tarefa a ser desenvolvida?
- Why ou por que: por que deve ser feito e quais são os benefícios para a empresa?
- Where ou onde: em que local ou departamento será efetuado o trabalho?
- When ou quando: quando o trabalho se iniciará e deverá ser finalizado?
- Who ou quem: quem ficará responsável pelo procedimento?
- How ou como: como será o método utilizado no desenvolvimento das atividades?
- How much ou quanto: quanto a empresa precisará gastar para atingir seu objetivo?
Mas, na prática, como usar o 5W2H?
Antes de aprender como usar o 5W2H e aplicá-lo na sua empresa, é importante ter ciência de algumas etapas iniciais que simplesmente não podem ser ignoradas. Assim, antes de mais nada, identifique o problema e se certifique de direcionar as ações para sua causa e não para os efeitos gerados. Reflita, juntamente com sua equipe, sobre a melhor solução para o caso. Tendo conhecimento sobre o que pode sanar as questões que afligem seu empreendimento, vamos para o 5W2H na prática? Então confira a seguir alguns exemplos de aplicação dessa ferramenta:
Planilha no Excel
O Excel é um forte aliado para estruturar seu método 5W2H. Assim, crie uma planilha e separe a coluna das perguntas e a das respostas. No caso da pergunta when, utilize duas linhas, uma para a data inicial e outra para a data final do procedimento. Se você tiver dificuldades na estruturação dessa tabela, saiba que é bem fácil encontrar modelos prontos na internet, viu? De qualquer forma, para melhorar a comunicação da equipe envolvida, compartilhe a planilha na nuvem para que todos possam seguir as alterações em tempo real.
App PM Canvas
Outra excelente alternativa para apresentar seu plano de ações 5W2H é por meio do app PM Canvas, sendo que a acessibilidade e o nível de colaboração entre os envolvidos são os pontos fortes dessa prática. Vale a pena testar!
Software de gestão
Utilizar um software de gestão de projetos é fundamental se você quer otimizar os processos em sua empresa. A maioria dos programas disponíveis no mercado possui uma estrutura de fácil configuração para apresentar seus projetos em vários métodos. Imagine só os resultados que você poderá obter combinando um software versátil com uma ferramenta poderosa como o 5W2H!
Meio físico
E por que não um jeito mais tradicional? Utilize um quadro branco e o posicione de maneira bem visível no setor responsável pelo processo em questão. Faça as tabelas necessárias para compor o 5W2H e mantenha o time sempre informado a partir dessa prática.
Viu como não é preciso ser um gênio da administração para saber como usar o 5W2H? Além do mais, esse é um sistema adaptável, que se ajusta facilmente a qualquer porte e atividade de empresa. Responder a essas perguntas basicamente levará você ao melhor aproveitamento de sua gestão! Então o que ainda está esperando para revolucionar seu negócio?
Ficou ainda alguma dúvida sobre o método ou tem sugestões a fazer? Comente aqui e compartilhe conosco suas dicas e seus questionamentos! Participe!
Comentários