A temida carta de cobrança é uma ferramenta que cumpre papel estratégico na concretização de recebimentos. Além de ajudar a manter seu caixa sempre positivo. Devendo ser utilizada como um recurso amigável que antecede ou, até mesmo, evita a necessidade de um protesto em cartório ou uma ação judicial.
É claro que precisar cobrar uma dívida de alguém é um processo desagradável, assim como ser cobrado. Sabemos que é obrigação do devedor pagar a dívida que contraiu, e é direito da empresa receber o crédito disponibilizado.
Para realizar uma cobrança que não desgaste o relacionamento entre cliente e empresa é necessário objetividade e gentileza. Por isso, preparamos este artigo. Nele, compartilhamos dicas especiais para melhorar seu processo de cobrança, além de disponibilizar um modelo gratuito de Carta de Cobrança Amigável, em Word. Confira!
1) Não tenha medo de cobrar
Antes de mais nada, deve-se ter em mente que o consumidor tem diversos direitos que estão previstos em lei. Bem como a empresa tem sua proteção jurídica. Portanto, não tenha medo de cobrar seus clientes, pois o atraso na entrada deste valor prejudica o crescimento do seu negócio.
2) Descubra o que causou o atraso
Se acaso houve um atraso em um ou mais pagamentos, por parte de algum cliente seu, tente identificar o motivo. Faça contato com o cliente em questão para entender o que causou o atraso. Afinal, contratempos podem acontecer com qualquer um.
Sabendo o motivo da inadimplência, você pode sugerir maneiras de auxiliá-lo. Assim, o cliente perceberá que você não está apenas cobrando, mas ajudando a resolver o problema.
3) Forneça opções de pagamento
Muitas vezes o importante não é “fazer preço” e sim “oferecer condições favoráveis de pagamento”.
Cada situação é diferente e deve ser tratada de forma independente. Haverá casos em que será preciso ser mais incisivo e rigoroso. Mas sempre mantendo as noções de etiqueta e respeito.
Conforme as condições do seu cliente, ofereça opções para que ele efetue o pagamento. Por exemplo, ofereça descontos para pagamentos à vista ou algum tipo de benefício em negociações de pagamento em menos parcelas.
Por analogia, se o caso for de débitos em atraso, você também pode renegociar o valor conforme a necessidade do seu fluxo de caixa. Podendo, transmitir segurança ao cliente, que perceberá que você está aberto a negociações e preocupado com a satisfação dele.
Afinal, o que é uma Carta de cobrança?
A carta de cobrança é um documento utilizado por uma empresa para notificar seu cliente da existência de um débito. Logo, o seu objetivo é alertar sobre valores em atraso, a fim de facilitar o recebimento. Além, é claro, de preservar a relação comercial.
É conhecida como uma importante medida extrajudicial que além de notificar, define prazos e condições para o pagamento da dívida contraída.
Esse instrumento pode ser constituído de diversas formas. Podendo variar por montante da dívida ou tipo de cliente.
De modo geral, uma carta de cobrança eficiente deve:
- Ser clara e objetiva, além de respeitosa;
- Conter dados precisos sobre o valor em aberto;
- Informar prazo para regularização do débito;
- Determinar as medidas que serão adotadas em caso de não quitação do valor;
- Ter a assinatura do responsável pela cobrança;
- Conter telefone e e-mail para contato.
Modelo de carta de cobrança
Como você já sabe, nós, da equipe SIGE Cloud, estamos sempre dispostos e desenvolver ferramentas que facilitem o dia a dia, já tão atarefado, de gestores e gestoras em todo o Brasil.
Dessa forma, para auxiliar a impressão de suas cartas de cobranças, disponibilizamos um poderoso modelo em Word. Você poderá adaptar ao seu negócio e então preencher os dados de cada cobrança. De forma simples e prática!
Em resumo, o processo de cobrança deve ser organizado para que a empresa receba o valor correspondente. Porém, deve-se ter bem clara a noção de que, para não desgastar o relacionamento com o cliente, é preciso manter o jogo de cintura e muita gentileza.
Neste cenário, cartas de cobrança amigáveis são a melhor alternativa. Pois ao adotá-las como procedimento padrão, você terá mais um recurso para evitar atritos com seus clientes e, principalmente, tirar o seu financeiro do vermelho!
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