Embora as planilhas Excel sejam muito utilizadas no cenário empresarial, elas não são a melhor opção para controlar uma empresa, como já descrevemos neste artigo.
A ideia de migrar das planilhas para um software de gestão deixa muitos gestores receosos. Porém, este processo pode ser muito simples se for bem planejado.
Por isso, preparamos este artigo com dicas especiais para realizar uma boa migração dos dados de uma ou diversas planilhas Excel para o sistema de gestão escolhido pela empresa e melhorar cada vez mais a gestão do seu negócio.
1º Passo: Escolha o momento certo para a transição
A época mais indicada para realizar a troca entre as planilhas Excel e o novo ERP da empresa é sempre o fim de um período contábil definido na empresa. Ou seja, um final de mês, trimestre, semestre, ou final do ano fiscal da empresa.
Esta indicação ocorre pois nestes casos todas as contas foram finalizadas e os relatórios e ajustes realizados conforme o período. Assim, você começa um novo período com mais segurança e a transição torna-se mais simples.
Porém, analise sempre as demandas de cada setor da empresa em cada período, e escolha aquele que menos gerará impacto nos seus processos internos. Assim, sua equipe se mantém motivada e cria o habito de utilizar o sistema escolhido desde o primeiro acesso.
2º Passo: Prepare seus dados nas Planilhas Excel
O sistema de gestão online, como o SIGE Cloud, permite que você importe os dados através de um arquivo Excel facilmente. Para isso, as informações devem estar bem registradas e corretamente ordenadas dentro da planilha.
Por isso, analise a importação oferecido pelo ERP para cada tipo de dado importado, como cadastro de clientes, fornecedores, produtos, contas financeiras, entre outros. Realize as idequações necessárias e deixe seus dados preparados para a migração.
Aproveite para conferir as informações que sãos realmente essenciais para sua empresa e o que pode ser eliminado. Assim, você não perde tempo preparando dados que não vai utilizar.
3º Passo: Teste a importação de dados com antecedência
Outra dica importante para este processo é realizar testes de importação de dados antes da migração definitiva. Ou seja, selecione uma pequena amostra de dados e importe para o sistema escolhido.
Este passo é importantes para concretizar o 2º item, pois assim você confere se realmente está preparando os dados de forma correta e saberá como o ERP tratará cada informação importada. Esta é uma opção para evitar problemas futuros na importação de dados.
4º Passo: Planeje a migração de forma gradual
Como toda mudança que ocorre na empresa, o planejamento no momento de migrar as planilhas Excel é essencial. Por isso, planeje uma migração gradual dos seus dados do Excel para o software escolhido.
Comece pelas informações essenciais, como cadastros básicos utilizados pela sua equipe. Depois, faça a migração de um setor e adapte seus processos ao sistema. Repita o processo com outro setor e veja como as informações irão se interligar dentro do ERP.
Realize esta migração gradual até todos os processos da empresa estarem bem definidos dentro do novo sistema.
5º Passo: Gerencie o período de transição
Mesmo seguindo todos os passos descritos até aqui, podem ocorrer imprevistos durante a transição entre as planilhas Excel e o sistema de gestão. Esteja preparado!
Tenha paciência e persistência para adaptar seus processos ao novo fluxo de trabalho do ERP, e entre em contato com a equipe do suporte do software sempre que for necessário, para evitar contratempos ainda maiores.
O importante é não desistir, pois você perceberá os resultados dentro da empresa em pouco tempo!
Concluindo
O processo de migração de dados entre as planilhas Excel e o novo sistema de gestão escolhido pela empresa pode parecer um “bicho de sete cabeças”, mas não é! Basta um bom planejamento e dedicação, que os resultados serão percebidos em pouco tempo.
E se você ainda ficou com alguma dúvida neste processo, comente abaixo. Estamos a disposição para facilitar ainda mais este processo!
Comentários