Não tenha dúvidas: um sistema eficaz, ágil e fácil de operar associado a um cadastro bem feito é indispensável para o seu negócio ir bem. Por mais que você perceba que cadastrar cada item que você vende, cada cliente que tem, cada fornecedor que usa leve tempo, não pense duas vezes sobre fazer isso com qualidade. O banco de dados de um sistema é o que vai fazer com que ele funcione bem e lhe dê rapidez na operação do dia a dia. Em negócios de médio e grande porte, o ideal é ter um ERP. Se é o seu caso, conheça o Sige Lite, um sistema offline totalmente gratuito!
Mas se você está ainda no início, uma planilha de Excel bem programada – que você recebe pronta – com um cadastramento bem feito – que depende de você – pode mudar a sua vida. A planilha que a SIGE Cloud disponibiliza para download gratuito no final deste artigo com certeza tem o poder de agilizar muito a sua vida na hora e emitir um pedido. No entanto, antes de chegar nessa etapa, você precisa cadastrar os dados que serão necessários no cotidiano da sua empresa.
Para garantir segurança e prevenir erros, as guias nas quais você vai cadastrar os produtos que você vende, as regras que pretende que o sistema aplique – como quantidade mínima de unidades vendidas, condições de pagamento, etc – podem ser bloqueadas. Depois que você listar os dados, pode colocar uma senha que deve ser fornecida apenas para pessoas de sua extrema confiança e que saibam manusear o Excel. Como a planilha é entregue para você já programada, não é preciso um conhecimento avançado do programa para usá-la.
O cadastro de itens à venda funciona a partir de códigos. Você vai colocar o código, a descrição do produto, regras que quiser que o sistema siga para aquele produto em especial e o preço. Na hora de emitir o pedido, será preciso apenas digitar o código, o restante será preenchido automaticamente em um segundo. Os clientes também merecem uma atenção especial. O cadastro bem feito inclui razão social, endereço, telefone e demais dados que você julgar necessário. Vale a pena dedicar um tempo e deixar essa parte bem detalhada. Na hora de emitir um pedido para esse cliente, você vai apenas clicar em um campo, achar o nome dele e dar mais um clique. O resto a planilha puxa pra você, sem perda de tempo com digitação, risco de errar um dígito ou nomes escritos errados.
A planilha oferece também a possibilidade de você cadastrar fornecedores, como transportadoras, por exemplo. Vamos supor que o seu negócio atenda diversas regiões e você opte por transportadoras diferentes dependendo do destino do pedido. Tendo todas cadastradas com os dados necessários, é só pesquisar pelo nome no campo correspondente e o resto será automaticamente preenchido. Com o banco de dados cadastrado corretamente e as guias protegidas por uma senha segura, você consegue tornar o dia a dia da sua empresa muito mais ágil, o que resulta em uma entrega mais rápida para o seu cliente.
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