Inegavelmente, cada vez mais empresas buscam implementar um software de gestão nas suas rotinas. Não apenas por comodidade, como também por necessidade de organização e planejamento. Ademais, dados de diversos estudos apontam que as taxas de fechamento de empresas em seus primeiros 5 anos de vida é enorme. Fator que está diretamente ligado à falta de conhecimento e controle de processos internos do negócio.
Afinal, essas companhias não conseguem dar conta de todas as responsabilidades contábeis, jurídicas e econômicas de uma empresa no Brasil, especialmente quando são ainda pequenas e contam com pouco recurso humano para lidar com o trabalho.
Desse modo, é precisamente nesse momento que as empresas precisam inovar e usar um software de gestão para conquistarem os melhores resultados e fugirem da “fase dos 5 anos”, gerando um longo período de sucesso em sua operação.
Assim, se você ainda não acredita que deve começar a usar softwares de gestão, confira a seguir 7 vantagens desses programas e por que eles são essenciais para o futuro da sua empresa.
Uma das vantagens de usar um software de gestão é que ele ajuda a diminuir os custos da empresa ao evitar erros, problemas ou tarefas excessivamente complexas. Por causa disso, a companhia passa a operar de maneira mais leve e ganha um boa margem para cortar preços ou juntar dinheiro para reinvestir na própria operação.
Um exemplo simples que ajuda a comprovar isso é o cenário de uma fábrica de sapatos. Por exemplo, suponha que o dono da fábrica passa a usar um software de gestão e percebe que há uma sazonalidade no seu negócio.
Por alguma razão, a necessidade de matéria-prima cresce em julho, o que faz com que o couro fique mais caro e ele gaste mais. Por causa disso, os preços do seu produto sobem nesse período. Caso contrário ele passaria a operar no prejuízo.
Dessa forma, sabendo dessa informação, obtida por causa da coleta de dados de um software, ele se adianta. No começo do ano, compra uma dose a mais de material, mantendo um controle de estoque mais organizado. Dessa forma, negocia com o fornecedor e consegue um desconto por estar comprando mais couro do que o normal.
Chega julho e ele não precisa comprar mais matéria-prima. Pelo contrário: ainda tem couro o suficiente abaixo do preço de janeiro, que já é menor do que o julho. Resultado: ele pode vender seus sapatos pelo mesmo preço de sempre, pagando menos na produção da unidade, com uma margem de lucro maior e bem mais competitivo do que sua concorrência mais próxima.
Utilizar programas de gestão permite que todas as áreas de uma empresa passem a se comunicar de maneira integrada, o que aumenta a produtividade de todos.
Por exemplo, pense em um escritório de consultoria de contabilidade que trabalha prestando serviços de contabilidade para startups, mas também para outros tipos de clientes.
Logo, esse escritório poderá usar o software de gestão para integrar adequadamente todos os seus times (os que trabalham com startups e os que trabalham com outras empresas), além de poder realizar trabalhos de cobrança de clientes, controle de gastos e muito mais.
Sem dúvida, um dos principais problemas que empresas de todos os tipos e tamanhos passam é pelo retrabalho, quando uma tarefa é repetida por haver algo errado com ela, como ter sido feita no momento inoportuno, de maneira errada ou para um cliente errado.
Nesse sentido, usar um software de gestão como o SIGE Lite diminui o retrabalho ao permitir uma melhor gestão de tarefas por parte da empresa, garantindo mais eficiência na disposição dos recursos humanos e horas de trabalho.
Um dos benefícios de usar softwares de gestão é poder utilizar os recursos humanos disponíveis de uma empresa de maneira mais estratégica. Os programas do tipo permitem coletar dados sobre as tarefas realizadas por profissionais de maneira a identificar quem desempenha melhor o seu trabalho em cada ação.
Dessa forma, é possível configurar os planos de trabalho de modo a tirar o melhor conteúdo de cada profissional, garantindo um aumento geral de produtividade dentro da companhia.
Analogamente, outro benefício pouco citado, mas muito valorizado por quem usa softwares de gestão, é o apoio à tomada de decisões estratégicas dentro da empresa. Vários exemplos disso já foram dados dentro deste artigo, como o caso da fábrica de sapatos, por exemplo.
O fato é que softwares de gestão coletam e disponibilizam dados essenciais para o controle financeiro, contábil e estratégico da companhia. Com essas informações, é possível tomar decisões muito mais racionais e, portanto, com maior tendência a dar resultados positivos para a empresa.
A utilização de softwares de gestão permite que todas as informações disponibilizadas pela empresa sejam digitalizadas e armazenadas em um servidor seguro, que usa tecnologia de criptografia para proteger os dados.
Dessa forma, os documentos ficam mais seguros tanto contra a invasão de terceiros quanto pela má organização da equipe de trabalho. As informações nunca mais serão perdidas, já que estarão acessíveis por um clique.
Em resumo, o uso de softwares de gestão garante um atendimento mais eficiente para os clientes de uma empresa. Vejamos o exemplo de um prestador de serviços. Imagine um instalador de ar condicionado que não usa um sistema erp.
Ele vai visitar um cliente que levanta uma questão específica sobre um orçamento que não foi entregue, mas que ficou na empresa. Por não ter o documento em mãos, ele não pode responder a dúvida do cliente naquele momento. Nesse meio tempo, será preciso voltar à empresa e checar a informação. Isso quando a ausência de um software faz com que o papel se perca em uma possível desorganização.
Certamente, ao ter um software em nuvem, os documentos estarão digitalizados e acessíveis de qualquer lugar e por qualquer dispositivo. Ademais, o empreendedor poderá tirar o celular do bolso e checar a informação na hora, sem burocracia.
Por fim, como você pode observar, usar software de gestão ajuda muito a manter a saúde fiscal e econômica de uma empresa ao aumentar a produtividade e diminuir os erros ou custos extras.
E então, gostou deste conteúdo? Quer saber mais sobre motivos para utilizar um software de gestão na sua pequena empresa? Recomendamos a leitura do artigo: Mitos e verdades sobre Sistemas ERP Online.