3 dicas para facilitar a contabilidade e deixá-la menos chata
A contabilidade não costuma ser a tarefa mais divertida de um pequeno negócio, mas é algo que precisa ser feito. Além disso, ela pode ser desafiadora e estressante, especialmente com tantos números e prazos.
Felizmente, há maneiras de tornar a contabilidade um pouco mais divertida. Um bom software dedicado pode agilizar o processo e torná-lo mais interessante e eficiente.
Confira três maneiras de tornar a contabilidade mais divertida:
Como a maioria sabe, um negócio bem sucedido é resultado, entre outras coisas, de um fluxo de caixa positivo. Se o controle for uma bagunça, não há maneira de enxergar esse fluxo de caixa e, pior ainda, de conhecer a real situação financeira da empresa.
Quando o responsável pela contabilidade não vê ou não entende o fluxo de caixa do negócio, é como se gerenciasse uma conta empresarial no escuro. Com isso em mente, é possível começar a se concentrar na contabilidade e passar a ver os padrões que possibilitam fazer previsões do balanço da empresa.
A chave para não deixar que o controle do fluxo de caixa se torne uma atividade maçante é organizar todos os pagamentos que passaram por sua conta bancária, de preferência, diariamente – o hábito ajuda a tornar o processo mais fluido e ágil. Você deve saber exatamente quanto deve sair e quanto deve entrar, a fim de ter tempo para tomar medidas antes que as coisas compliquem.
Uma das coisas que pode tornar a contabilidade algo chato é o software escolhido. Muitos pequenos empresários começam com o Excel, por ser uma ferramenta gratuita. Mas a quase maioria chega a um ponto de inflexão.
Isso ocorre pois, para começar, o Excel não é muito automático e muito menos atraente. E, mais importante, ele é limitado em se tratando de funcionalidades para a contabilidade.
A longo prazo, portanto, você se dará conta de que não poderá realizar grandes tarefas e que a solução poderá deixar suas finanças empresariais em maus lençóis – quem já passou horas procurando onde está o erro em uma das dezenas ou centenas de planilhas entende o que é “procurar agulha num palheiro!
Adquirir um software de contabilidade dedicado é significativamente melhor para o negócio. Ele permite um número ilimitado de usuários, pode ser acessado de qualquer lugar com uma conexão de Internet – no caso de versões em nuvem – e conta com a vantagem da superproteção de dados. É muito raro que um software de contabilidade perca atualizações financeiras importantes, já que eles estão programados para salvar automaticamente as informações.
No final, layout e funcionalidades de um bom software de contabilidade tornam o processo mais divertido e agradável.
Como líder de uma pequena empresa, isso pode parecer óbvio. Mas a verdade é que, na correria do dia a dia, a “animação” caba sendo direcionada mais à equipe de vendas ou operacional, enquanto o responsável pela contabilidade fica sem estímulo. Uma maneira de mantê-lo entusiasmado com o trabalho é incentivar a sensação de que ele executa tarefas que são fundamentais para o sucesso da empresa – e que isso é reconhecido por todos.
Por exemplo, relatórios financeiros diários elaborados de forma transparente, num formato fácil de ser interpretado, são ótimos recursos. É importante manter todos informados sobre o andamento da empresa, e ninguém melhor do que o contador para fornecer esse tipo de informação.
Além disso, invista em treinamento e capacitações e, quando possível, envie-o para o “campo”, para que ele conheça mais da operação da empresa e se sinta mais parte do negócio.
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