Como otimizar os processos da empresa de forma eficiente

Uma das maiores dificuldades de gestão enfrentadas por donos ou gerentes de PMEs está relacionada a processos deficientes. Tal situação dificulta a integração do trabalho entre os setores da empresa e acaba atrasando ou criando empecilhos à boa administração do negócio como um todo. Enquanto isso, a otimização de alguns processos pode trazer grandes benefícios, mesmo para uma empresa já bem estruturada, indo desde o aumento das vendas à percepção de valor agregado entregue ao cliente.

Mas como otimizar os processos de forma realmente efetiva? Pois confira já alguns passos para otimizar os processos em sua empresa:

Estude sua operacionalidade atual

Para otimizar os processos é importante, antes de mais nada, entender como está seu funcionamento atual. Por isso, mapeie o trabalho desenvolvido em cada departamento ou seja mais específico, analisando cada tarefa separadamente. Identifique onde estão os gargalos, quais são os pontos de sua atividade que estão causando problemas de tempo, produtividade ou qualidade. Essas são as respostas às quais você precisa responder com seu mapeamento.

Priorize as tarefas de cada processo

Nesse estudo, você provavelmente encontrará muitos processos que precisam ser modificados. Entretanto, quais são aqueles que realmente são prioridade, que gerarão um resultado relevante para as prioridades da empresa como um todo? Talvez o arquivamento de notas fiscais em seu negócio esteja longe de ser perfeito, mas a otimização de processos de logística, para agilizar as entregas, vai gerar mais satisfação para seus clientes. Qual desses casos você escolheria para trabalhar imediatamente e qual programaria para um momento futuro?

Faça uma sessão de brainstorm

Juntamente com o pessoal do próprio departamento, levante ideias sobre como alterar os processos para eliminar o gargalo que foi previamente identificado. Seu foco deve se manter apenas na solução de determinados problemas e não em tentar revolucionar o processo todo de uma só vez.

Capacite sua equipe

Treine os funcionários, fazendo com que todos entendam direitinho o que mudou e exatamente por que mudou. Lembre-se de que quem já trabalha há muito tempo com um mesmo processo costuma ter mais dificuldades em adotar novas práticas. Então dê atenção a seus colaboradores, conquiste-os e os convença com suas propostas de melhoria. Somente assim o êxito do processo de otimização poderá se concretizar.

Desenvolva fluxogramas

A adoção de fluxogramas também será bastante útil na árdua tarefa de garantir que sua equipe realmente seguirá o novo pleito de ações. Aproveite esse método como uma ferramenta para formalizar os processos e deixar devidamente registrado como cada ação deve ser realizada.

Adote um software de gestão

Quando a empresa já tem um pouco mais de estrutura em seus processos individuais, é hora de dar um passo mais largo na otimização de suas operações, que consiste em nada mais que criar uma maneira de integrar a gestão de todas as áreas da empresa.

Hoje isso é possível com a utilização de sistemas de gestão online, como o Sige Lite. Ele permite reunir em um único lugar todas as informações sobre as atividades do departamento comercial, financeiro e emissão de notas. E tudo isso gratuitamente!

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E então, você já criou ações para otimizar os processos da empresa? Em fase sua empresa se encontra? Comente aqui e nos conte sobre suas experiências! Participe e enriqueça nosso post!