Documentos Fiscais: como organizar os dados da empresa
A abertura e o gerenciamento de uma empresa normalmente geram uma série de inseguranças no candidato a empreendedor, principalmente em relação à gestão fiscal, não é verdade? Afinal de contas, mesmo se a empresa é optante pelo Simples Nacional, não está desobrigada de registrar todas as suas atividades e guardar os documentos fiscais pelo prazo legal estipulado.
Mas aí é que complica, porque definitivamente não é todo mundo que sabe quais são esses documentos, por quanto tempo eles precisam ser guardados e como gerir esse arquivo de forma eficiente, evitando perdas de informação e eventuais multas e sanções. Pois é exatamente para sanar essas dúvidas que elaboramos o artigo de hoje, com o intuito de ajudá-lo na organização dos documentos fiscais da sua empresa. Então vamos às dicas?
É preciso arquivar os seguintes documentos:
O arquivo físico de documentos da empresa não precisa ser complexo para ser eficiente. Aliás, o ideal é que exatamente o contrário aconteça: a praticidade deve ser a tônica. Pastas identificadas e um armário com chave funcionam na maioria dos casos. Para facilitar uma eventual busca, classifique e separe os documentos seguindo uma lógica que se adapte ao dia a dia da empresa. Assim, uma microempresa que atenda a poucos clientes pode estabelecer uma classificação por tipo e período — como Notas Fiscais de 2015 —, enquanto uma empresa maior pode precisar de uma classificação mais refinada — por tipo/mês ou por mês/cliente, por exemplo.
Quando acontece uma fiscalização, os auditores analisam pelo menos os últimos 5 anos de acontecimentos fiscais da empresa. Assim, não é por acaso que esse é o prazo legal de guarda da maioria dos documentos fiscais, inclusive para os documentos que citamos no tópico acima. O sistema de arquivamento da empresa precisa, então, levar em consideração que os documentos não poderão ser descartados antes do término desse período.
Os documentos eletrônicos têm inúmeras vantagens frente aos documentos de papel, sendo que as principais são a economia de espaço e de recursos. Essa economia ocorre ao eliminar os gastos com papel e o impacto sobre o meio ambiente, além do aumento da segurança da informação, já que o armazenamento de dados eletrônicos pelo prazo legal é mais seguro que o armazenamento de documentos físicos, sujeitos à ação do tempo. Por tudo isso, cada vez mais os processos e, consequentemente, seus documentos comprobatórios, têm sido substituídos por processos digitais. É o caso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e da própria Declaração de Imposto de Renda.
No caso dos documentos eletrônicos, o que se recomenda é manter cópias em locais externos à empresa, para evitar a perda dos dados. Uma boa opção é armazená-los na nuvem — Google Drive e Dropbox são bons exemplos de serviços que podem ser utilizados. Vale lembrar que os prazos de guarda são os mesmos que os recomendados para os documentos físicos, ok?
Agora comente aqui e nos conte como é feita a gestão dos documentos fiscais na sua empresa! Compartilhe suas soluções conosco!