Organização Financeira: dicas para manter os dados sob controle
Empreendedores fazem de tudo um pouco, não é mesmo? Cuidam da administração, colocam a mão na massa, lideram, atendem clientes e fazem simplesmente o que for preciso para deixar o negócio rodando. Mas chega um momento em que é preciso delegar as tarefas mais corriqueiras e realmente focar os esforços na gestão, que é onde se tem que atuar com mais afinco para levar a empresa adiante, como por exemplo, na organização financeira.
E uma das principais atividades de um gestor de PME é a organização financeira do negócio, já que por meio dela é possível acompanhar a saúde da empresa e planejar melhor o futuro. E foi pensando nesse ponto crucial que resolvemos dar uma ajudinha com algumas dicas imprescindíveis para manter as finanças em dia e não se preocupar se há dinheiro em caixa ou não. Pronto para colocar tudo na mais perfeita ordem? Então confira:
Quando a movimentação de vendas e pagamentos é pequena, até dá para deixar a organização financeira da empresa para ser feita somente uma vez por semana. Mas quando os fornecedores começam a aumentar e as vendas se aceleram, o acúmulo de notas fiscais, de boletos e de transações de entradas e saídas acompanha, fazendo com que você precise dar conta de tudo isso em menos tempo para não perder completamente o controle. Para não passar aperto, crie o hábito de fazer todos os lançamentos diariamente, se possível no mesmo momento em que a transação acontece. Lembre-se de que um pouco de cada vez não pesa tanto quanto um monte de uma vez só!
O Demonstrativo de Resultados (DRE) é um documento que reúne todas as informações de vendas, custos e despesas da sua empresa, revelando qual é o lucro líquido do negócio. Se o lucro líquido está dentro do previsto ou — de preferência — acima, ótimo, já que isso significa que você sabe como gerir sua empresa e está cuidando minuciosamente do setor financeiro. Em contrapartida, se você percebe que o lucro vem diminuindo, é hora de rever seu fluxo de caixa e identificar onde esse quesito pode ser melhorado para voltar a ter crescimento contínuo.
A categorização de receitas e despesas contribui para a organização financeira da empresa na medida em que, com isso, padroniza-se todos os lançamentos, podendo assim gerar relatórios analíticos mais precisos, que revelem de onde exatamente seu dinheiro vem e para onde ele vai. Além disso, com essa medida passa a ser possível identificar mais facilmente quais são as despesas realmente necessárias para a manutenção do seu negócio e aquelas que podem ser cortadas ou reduzidas para que você se torne mais competitivo no mercado.
A verdade é que a contabilidade empresarial é uma atividade complexa, que exige muito conhecimento sobre leis, normas e outras regulamentações. Assim, para que se tenha um correto controle financeiro, o ideal é contratar um contador em tempo integral ou mesmo contar com um escritório de contabilidade para fazer esse acompanhamento, delegando uma atividade a que não é o foco do seu negócio a profissionais devidamente qualificados para cuidar da organização financeira da empresa. Dessa forma todo mundo só tem a ganhar!
Como o financeiro envolve diversos tipos de controles e relatórios — como o fluxo de caixa, capital de giro, DRE e balanço patrimonial, entre outros —, mesmo que você tenha um contador interno, é trabalho que não acaba mais! E essa sobrecarga pode levar a erros de lançamentos e equívocos na hora de interpretar os resultados do negócio.
Assim, a melhor maneira de manter a organização financeira da empresa em dia sem se preocupar com esse tipo de problema é adotar um software de gestão. Com ele você automatiza as tarefas, deixando por conta do contador apenas a conferência atenta dos dados. Além disso, irá aumentar a produtividade da equipe com relação a lançamentos e análises, e você passa a ter maior segurança no armazenamento e na confidencialidade dos dados, unindo o útil ao agradável.
E você, já tem um sistema de gestão para otimizar a organização financeira da sua empresa? Ficou ainda alguma dúvida ou tem sugestões a dar? Comente aqui e compartilhe suas impressões e seus questionamentos conosco!