Controle de pagamentos: qual a melhor forma para começar

O cenário é comum: o dono da pequena ou média empresa está tão focado na operação que acaba deixando a organização financeira para amanhã. E o amanhã, como a gente sabe, costuma virar depois de amanhã, e depois e depois… E aí, na hora em que parece que “as contas não batem” ou alguma burocracia requer informações precisas, perde-se um tempo precioso tentando juntar as anotações espalhadas pelas gavetas.

A verdade é que, para garantir a sobrevivência do seu negócio, um bom controle de pagamentos é tão importante quanto realizar vendas. Muitas vezes o recebimento não ocorre no momento da transação, seja por negociação do prazo, seja por inadimplência ou, na pior das hipóteses, pelos dois motivos!

É fundamental, portanto, saber quanto e quando você deve receber pelas operações já realizadas, a fim de controlar seu fluxo de caixa e poder pagar fornecedores, ativos, contas, etc. Um controle de pagamentos preciso lhe permitirá programar as despesas e investimentos para manter seu negócio saudável.

Esqueça o ontem. Comece hoje!

Tudo no negócio tem a ver com receber (entradas) ou pagar (saídas): compras, vendas, contratação, demissão, retiradas, financiamento etc. Todas essas movimentações devem estar na ponta do lápis, ou, melhor dizendo hoje em dia, computadas em arquivos digitais ou softwares de gestão.

Se você está começando agora, não se preocupe em preencher sua planilha de fluxo de caixa com informações antigas. Comece com os dados de hoje, o que está planejado para as datas vigentes e futuras. Inclua os dados que você já sabe e também as previsões de entradas e saídas. Quanto mais informações, melhor sua previsão do saldo do seu caixa no futuro.

Leia também o artigo “Qual a melhor forma de controlar pagamentos a prazo” clicando aqui.

Os 5 itens do controle de pagamentos

Esqueça aquele velho caderninho para controle de entradas e saídas. Atualmente, é essencial contar com pelo menos uma planilha para registros diários. Há muitos modelos para controle de pagamentos. Em todas elas, os campos básicos de registro diário de fluxo de caixa são:

• Datas: indica as datas (dia, mês e ano) de todos os dias de semana dos seus formulários. Também poderá indicar um número para cada formulário, para não perder a sequência.
• Saldo do caixa: indica o dinheiro disponível (o que você tinha no início do dia de ontem, somado ao recebido ontem e descontado o que foi pago ontem).
• Recebimentos: é a soma de todo o dinheiro que entrou no dia, podendo incluir recebimentos futuros (pagamento de um cliente ou um empréstimo, por exemplo)
• Pagamentos: soma de todo dinheiro que saiu no dia, podendo incluir os pagamentos futuros.
• Saldo do dia: é a diferença entre tudo que você recebeu e tudo que você pagou neste dia.

Concluindo

Quanto maior a antecedência com que o controle de pagamentos for feito, maiores as chances de se antecipar a possíveis problemas ou imprevistos. Afinal, a gestão financeira do negócio é chave para a credibilidade da empresa no mercado.

Esperamos que as dicas deste artigo sejam úteis para seu controle de pagamentos. Se tiver alguma dica para enriquecer nosso artigo, compartilhe através dos comentários!