8 dicas para controlar o abastecimento de veículos com eficiência
Se você é um empreendedor antenado no mercado, já deve saber que existem inúmeros sistemas baseados em sensores e computadores que controlam todo o processo de abastecimento dos seus veículos. Independentemente de você ser dono de um automóvel, um navio ou até mesmo uma plataforma de petróleo, hoje já não há mais necessidade em inserir informações manualmente em nenhum lugar!
Fazer o controle de abastecimento de veículos é uma tarefa importantíssima para garantir processos e uma frota eficiente. Mas mesmo que você ainda não esteja familiarizado com nenhum desses softwares, é importante que acompanhe, de alguma maneira, toda a gestão do seu negócio, utilizando quaisquer outros meios.
Se você ainda está acostumado com o uso de planilhas, procure gerenciá-las minuciosamente, a fim de não se perder na hora de avaliar o que está acontecendo no seu negócio. Só não pense que qualquer tipo de planilha resolverá a maior parte dos seus problemas, ok? A melhor opção é mesmo adquirir um bom software, que possa fazer tudo isso por você e em muito menos tempo.
Pensando em todas essas possibilidades e implicações, preparamos uma lista com dados que você simplesmente não pode esquecer na hora de elaborar as estratégias que ajudarão a potencializar cada vez mais a gestão da frota da sua empresa, além de dicas para otimizar todo o processo! Então confira:
Nem todo veículo pode ser abastecido com diferentes tipos de combustível, mas grande parte deles ainda pode. Assim, é importante que você e sua equipe façam o controle de qual tipo de combustível é utilizado a cada vez que os veículos são abastecidos. E não se esqueça de que cada um desses tipos representa um nível diferente de consumo para determinado veículo.
Ao criar uma identificação para cada veículo da sua frota, ficará mais fácil saber qual é seu modelo, seu ano de fabricação e compra, além de outras tantas informações relevantes. Dessa maneira, o trabalho de avaliação no volume de combustível utilizado em cada veículo será mais rápido, revelando qual é a média de abastecimento nas diferentes marcas que você possui. Pense que, dessa forma, você saberá quando um certo tipo de veículo sair do padrão, facilitando a tomada de decisão para evitar futuros desperdícios.
BAIXAR PLANILHA CONTROLE DE GASTOS COM VEÍCULOS
Ao fazer o controle de abastecimento de veículos, faça também uma lista com os postos de combustível nos quais você mais confia. Invista em parcerias com alguns postos e determine qual será a quantidade de abastecimentos que devem ocorrer em cada um dos carros. Fazer esse controle será a garantia de conseguir conferir informações posteriormente. Ao utilizar essa estratégia, você também acaba por descobrir se o combustível utilizado em algum desse postos está durando menos do que a média geral da sua frota.
Se você parar para avaliar, é grande o número de desperdícios dentro de uma companhia que não faz o controle exato de seus gastos, não é verdade? Para que esse problema se resolva, é preciso que gestores e empreendedores se atentem ao controle de custos. E é aí que entra a previsão de gastos. Com esse monitoramento será possível fazer comparativos em cima de valores gastos no passado, contribuindo para previsões de despesas futuras.
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Medindo esses valores é possível controlar a quilometragem que os veículos percorrem com determinada quantidade de combustível, permitindo que você calcule a média de cada tipo de veículo. A partir dessa estratégia você começa a identificar se algum deles está saindo do padrão utilizado e gastando mais combustível que o normal. Realizando esse controle, você conseguirá fazer a identificação antecipada de qualquer tipo de anormalidade, tomando a decisão certa com maior precisão e diminuindo, assim, os custos com sua frota.
Essa é uma métrica bem relevante, já que é acompanhando a distância que foi percorrida por cada veículo em cada abastecimento que você conseguirá as informações para controlar de maneira mais apurada qual foi a quantidade de combustível utilizada e a distância que ele percorreu entre um abastecimento e outro. Só se atente mais aos veículos que apresentam alta quilometragem, a fim de verificar se eles estão gastando um nível maior de combustível ou precisando fazer uma visita ao mecânico.
Ao final de um certo período, a ser determinado por você, é importante saber qual motorista dirigiu cada veículo. Faça uma análise a respeito de quantas vezes ele abasteceu, para depois fazer uma média desses abastecimentos. O importante aqui é que seja feita uma média de todos os motoristas, analisando também a distância que foi percorrida.
Por fim, depois de entender todas essas vantagens para gerenciar o controle de abastecimento e gastos, é hora de tentar dar um passo à frente e garantir maior dinamismo à gestão do seu negócio, não concorda? Então chegou a hora de controlar não só os gastos com combustível, mas também o de todas as áreas da empresa, investindo em um software inteligente. Essa ferramenta proporciona uma coleta integral das informações relevantes da empresa, a fim de facilitar o processo de análise de dados, oferecendo relatórios completos sobre todas as atividades. Isso dará mais tempo para que você desenvolva melhores estratégias para aplicar no futuro, garantindo uma vida saudável e duradoura para sua frota.
Além de tudo isso, procure guardar cada uma das notinhas de abastecimento, exigindo que os motoristas apresentem esses comprovantes, escolha dias da semana específicos para abastecer sua frota, estipule quais serão os prazos para fazer revisões nos veículos e se programe para esses gastos e faça parceria com mecânicos que sejam de confiança, mas nunca autorize um serviço sem avaliar o orçamento.
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Que ótimas dicas! dá pra começar a economizar com essas informações.
Abraços