Organização de Eventos: modelo de planilha para download

No mundo empresarial é comum que uma organização realize diversos eventos, seja para aumentar sua visibilidade, fidelizar clientes ou confraternizar com os colaboradores no final do ano, como comentamos neste artigo.

Entretanto, se o evento não for bem planejado, ele pode gerar mais imprevistos e problemas do que benefícios e boas recordações. Assim, para evitar esse cenário e descomplicar a organização de eventos, criamos este artigo com dicas e uma poderosa planilha.

Planejamento em primeiro lugar

Antes de mais nada, para organizar eventos com sucesso é fundamental ter em mente uma palavra: planejamento.

O planejamento do evento reúne todas as informações essenciais para sua elaboração e execução, desde a lista de participantes até a pós-produção. Com ele você evita esquecer algum detalhe importante, bem como cria um plano de ação para evitar possíveis imprevistos.

Então, tente responder os seguintes questionamentos:

• Qual o objetivo do evento?
• Qual valor o evento gerará aos participantes?
• Quem é o publico que participará e quais as suas demandas?
• Quanto de orçamento poderá ser investido neste ocasião?
• O que será consumido? Haverá brindes?
• Quem são os fornecedores ideais para atuar nesse evento?

Use a Tecnologia como sua aliada

Uma dica importante é investir em tecnologia para potencializar a experiência dos participantes e fortalecer o relacionamento. Isso vai desde ingressos online, uma página web do evento, e-mail marketing relembrando os inscritos da data do evento… Logo, há uma infinidade de soluções para aproximar os participantes e fortalecer sua marca. Use sua criatividade!

Como organizar eventos?

A importância de delinear estratégias de organização é justamente fornecer aos organizadores uma visão ampla de todas as necessidades e etapas do evento.

Para auxiliar no planejamento estratégico dos seus eventos, preparamos uma planilha Excel. Nela, agrupamos todas as informações essenciais para colocar suas idéias em prática.

O arquivo apresenta diferentes planilhas, que são:

• Organização: coloque todos os dados para contato com os organizadores do evento e com os fornecedores contratados. Assim, você saberá quem contatar, e como, em cada situação.
• Participantes: crie a lista de participantes e marque a confirmação de presença de cada um, facilitando assim a tomada de decisão que envolve a quantidade de presentes no evento.
• Atividades: identifique o responsável pela execução de cada etapa do projeto, quais já foram finalizadas e quais estão em andamento.
• Custos: acompanhe um gráfico sobre todos os custos do evento, tanto o valor estimado quando o valor efetivamente pago.