A gestão da folha de pagamento é um dos aspectos mais complexos da contabilidade das pequenas empresas, porque é um trabalho longo, cheio de detalhes, com diversos aspectos circunstâncias e fiscais, que requer confidencialidade e que a gente não pode deixar “para resolver amanhã”.
No entanto, os avanços tecnológicos já levaram os softwares de folha de pagamento a um novo patamar, o que dá aos pequenos empresários a chance de optar entre gerenciar a folha internamente, com uma gama de opções disponíveis no mercado, ou terceirizar o trabalho.
Neste post vamos levantar os prós e contras de ambas opções para que você possa fazer a escolha mais adequada para o seu negócio.
Terceirização de folha de pagamento
Prós
- Você deixará o trabalho nas mãos de um especialista, o que se reverterá em mais tempo para você (profissional e, muitas vezes, pessoal)
- Um especialista na área está constantemente atualizado sobre mudanças na legislação e peculiaridades da folha, o que pode antecipar problemas fiscais futuros.
- Com a terceirização, menos pessoas dentro da empresa precisarão conhecer as informações contidas na folha, o que pode reduzir melindres internos, em se tratando de informações confidenciais.
Contras
- A terceirização pode incorrer em custos que, muitas vezes, uma pequena empresa não pode arcar.
- Pode significar perder o controle de um dos elementos-chave da empresa, em termos de negócios e em relação à confidencialidade das informações.
- Terceirizar também requer processos muito bem definidos e ágeis para que não haja lapsos de comunicação que possam incorrer em erros. Por exemplo, notificar em tempo quase real quando uma pessoa é demitida, se casa, tem um filho etc.
- Você também não terá acesso direto ou imediato à folha de pagamento. Isso torna mais difícil poder verificar algo ou alterar alguma informação com agilidade.
- É preciso considerar um tempo adicional entre a data para o contratante fechar a folha e a data de pagamento dos funcionários.
Gestão da folha de pagamento in-house
Prós
- Em geral, costuma ser mais barato gerenciar a folha internamente, pois você economiza em taxas de terceiros e em custos ocultos.
- Você pode economizar tempo, pois, quando a folha de pagamento é integrada a um software de contabilidade, você agiliza a entrada de dados.
- Você tem uma visão em tempo real das financeiras e tem mais controle, pois não entregará informações confidenciais da empresa a outros.
- A folha in-house também permite controlar a quantidade de tempo gasta no processo e , consequentemente, monitorar os custos envolvidos.
- Se o seu software é baseado em nuvem (cloud), você pode acessar seus dados sempre que desejar, pois ele lhe dá a liberdade de fazer login a qualquer momento, de qualquer lugar.
Contras
- É preciso dedicar um tempo para conhecer as opções de softwares do mercado e escolher qual, de fato, é a mais adequada para o seu modelo de negócio
- Você terá que contar com pessoas com as habilidades certas na equipe, que possam gerencias o software e que se atualizem quanto às mudanças de legislação pertinentes à gestão da folha.
- Os funcionários que tiverem acesso ao sistema de folha devem ser muito bem treinados para entenderem que as informações ali contidas são confidenciais.
Tome uma decisão com confiança! Agora que você tem mais informações, fica mais fácil realizar a difícil escolha entre terceirizar a folha de pagamento ou fazê-la internamente.
Quando o processo de folha de pagamento é simplificado, você gasta menos tempo se preocupando com as burocracias e poderá se dedicar à gestão do negócio como um todo.