eSocial: o que é, como funciona e como preparar sua empresa

Não é de hoje que o termo eSocial tem preocupado muitos gestores e gerado dúvidas. Mesmo que não haja alterações na legislação, mas sim na forma de controle e fiscalização dos dados fornecidos pelas empresas, as dúvidas são muitas.

Por isso, preparamos este artigo para esclarecer os questionamentos mais comuns. Entenda o que é o eSocial e o que vai efetivamente mudar na gestão das empresas brasileiras, além de entender como aproveitar os benefícios deste programa.

O que é o eSocial?

O eSocial é um projeto que integra o SPED – Sistema de Escrituração Pública Digital. Ele foi instituído com o objetivo de consolidar e simplificar a entrega dos processos trabalhistas, previdenciários e fiscais em todo país. Desta forma, ele irá unificar os bancos de dados entre o Ministério do Trabalho e Emprego, a Seguridade Social, a Caixa Econômica Federal e a Receita Federal.

O eSocial foi instituído pelo Decreto 6022, em 22/01/2007, e é regulado pelo Ato Declaratório 5 de 17/07/2013. Gradativamente, este documento irá substituir a RAIS, a DIRF, o CAGED e a SEFIP, entre outras obrigações que geram trabalho ao Departamento Pessoal, RH e Segurança no Trabalho em qualquer empresa.

Objetivos do eSocial

Este projeto do Governo Federal possui o objetivo principal de desenvolver um sistema que simplifica e informatiza o controle das informações empregatícias dos colaboradores. Através dele, será possível assegurar todos os direitos previdenciários e trabalhistas e melhorar a qualidade das informações sobre o trabalho.

Em outras palavras, o objetivo é acabar com envio repetitivo de informação, concentrando todas às informações um único sistema eletrônico. As empresas poderão simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, pois as regras não serão modificadas, apenas a forma como os dados serão enviados e armazenados é que vai mudar.

Como funciona

As empresas devem entregar diversas informações no eSocial, sempre cumprindo os prazos exigidos pela fiscalização. Este envio de dados envolve uma ordem específica, que vamos mostrar agora.

O primeiro passo é realizar o cadastro da empresa no e-Social, gerando um código que permitirá o acesso ao portal do projeto. Depois, devem ser cadastrados dos colaboradores, com informações que envolvem dados pessoais, informações do vinculo empregatício e contatos do funcionário.

Depois que todas as informações de identificação do empregador e do trabalhador forem realizadas, as empresas irão fornecer três tipos de informações para o sistema:

• Eventos trabalhistas: com a carga inicial completa você poderá incluir os eventos trabalhistas obrigatórios, que incluem admissões, demissões, acidentes de trabalho, férias e afastamentos temporários, entre outros.
• Folha de pagamento: também será necessário enviar as informações sobre tudo que for pago ao trabalhador, incluindo uma descrição detalhada da remuneração e dados da Nota Fiscal em cada de serviços prestados por terceiros.
• Outras informações tributárias: inclui todos os dados não previstos nos itens anteriores.

Lembre-se que o envio de todas as informações será realizado de forma eletrônica, e exigirá uma assinatura digital. Toda a informação será armazenada dentro do ambiente eletrônico, será verificada e então gerará um protocolo de recebimento.

Como preparar sua empresa

O que realmente tem gerado dúvidas nos empreendedores são as mudanças que a empresa precisa realizar para se adequar ao eSocial. Lembre-se sempre que nenhuma legislação será modificada, como já comentamos. O que muda é apenas a forma como você vai enviar os dados ao Fisco.

Com isso em mente, algumas pequenas adequações internas na empresa podem facilitar consideravelmente este processo. Confira algumas delas:

• Informações atuais dos empregados: o primeiro passo é revisar os dados do colaborador. Você deve corrigir eventuais erros e incluir toda e qualquer informação que estiver faltando
• Plano de Cargos e Salários e Tabela de Horários: ao incluir os dados dos funcionários no eSocial, você também deverá incluir os dados de cargos, salários e horários de trabalho dos funcionários. Como muitas empresas não possuem estes dados estabelecidos, este pode ser um grande problema. Por isso, crie um Plano de Cargos e Salários e revise a Tabela de Horários da empresa agora mesmo!
• Coleta e transmissão das informações internas: outra dica é determinar internamente quais departamentos serão responsáveis por coletar e transmitir quais informações dos funcionários. Ou seja, todos os setores devem estar coordenados e trabalhando juntos, pois as informações são transmitidas quase imediatamente quando alguma alteração for realizada nos cadastros e eventos.

Concluindo

Embora o eSocial não represente nenhuma alteração na legislação trabalhista, ele modifica a forma de transmissão das informações do Fisco. Isso requer uma adequação das empresas, para evitar problemas e atrasos no envio das informações.

Você ainda ficou com dúvida sobre o eSocial? Deixe o seu comentário abaixo e iremos ajudá-lo!