Envio de Documentos para a Contabilidade: checklist em Excel

Toda empresa precisa dos trabalhos de um contador ou escritório de contabilidade, que possui diversas funções, como comentamos neste artigo. Uma delas é gerenciar os documentos da empresa e realizar a entrega de todas as obrigações previstas na legislação.

Alguns gestores possuem dúvidas sobre quais documentos devem ser repassados ao contador e como ele precisa receber estas informações. Por isso, preparamos este artigo para tirar estas dúvidas, além de disponibilizar um checklist em Excel para acompanhamento de quais foram enviados em cada mês.

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Quais documentos devem ser enviados mensalmente

Todos os documentos que devem ser enviados ao contador têm impacto no financeiro e/ou no patrimônio da empresa, de forma direta ou indireta. Eles podem ser divididos nos seguintes grupos: Movimento Trabalhista, Fiscal e Contábil.

Dentro destes grupos, os principais documentos que você sempre deverá a sua contabilidade são:

• Guias de impostos trabalhistas: inclui INSS, FGTS, Sindicatos, entre outros;
• Informações salariais: todos os recibos de pagamento devem ser enviados, como Folha de Pagamento, Folha do Ponto (registro das horas trabalhadas), Férias, Vale Transporte e Alimentação, Atestados Médicos, entre outros;
• Todas as notas fiscais: tanto as notas de entrada quanto de saída devem ser enviadas, assim como de serviços prestados e tomados, CT-e, entre outras;
• Notas Fiscais de Telefonia, Energia Elétrica, Aluguel, entre outros;
• Arquivos fiscais eletrônicos: estes documentos incluem a Redução Z de impressoras ECF, Sped Fiscal e XML’s de todas as notas fiscais;
• Pagamentos dos impostos: comprovante de pagamento da DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s;
• Extratos: incluem extratos bancários, de aplicações, cartões de credito, empréstimos, entre outros;
• Recibos e contratos: inclui locação, honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
• Comprovantes financeiros diversos, tanto de despesas quanto de receitas;
• Arquivos financeiros eletrônicos do OFX e controle de caixa;
• Livro inventário do estoque.

Estes são apenas alguns dos documentos enviados mensalmente a contabilidade. Podem existir outros conforme as legislações municipais e estaduais. Por isso, é importante conversar com o contador e alinhar como cada documento deverá ser enviado.

Planilha para download

A desorganização pode ser sua grande inimiga no momento de enviar todos os documentos citados para seu contador. Por isso, preparamos uma planilha em Excel com um checklist mensal para facilitar seu trabalho.

Na planilha, você pode verificar facilmente todos os documentos necessários, marcando o que foi enviado e o que falta enviar. Além disso, você também pode informar quem é o responsável por enviar cada documento.

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Concluindo

É comum que a empresa e o contador estabeleçam uma rotina mensal, que incluí quando e como os documentos serão enviados. Para que este processo funcione de forma organizada, aproveite as informações deste artigo e não esqueça nenhum documento.

Como você organiza os documentos que envia ao contador? Tem alguma dica para acrescentar? Comente abaixo!