Dicas para tornar sua gestão de contratos mais eficiente
A gestão comercial de uma empresa envolve diversos controles e acompanhamentos que precisam ser feitos para que o negócio seja lucrativo. Um desses controles, que pode ser negligenciado algumas vezes, é o controle de contratos, essencial para aumentar suas oportunidades de negócio e te fazer ganhar mais dinheiro.
Quando analisamos os contratos, são vários assuntos envolvidos e que precisam ser bem controlados. Isso envolve a organização dos dados, a escrita do documento, as receitas geradas, e muito mais! Por isso, neste artigo juntamos diversas dicas que envolvem a gestão de contratos e a melhor forma de gerenciar estas informações. Confira!
Começamos nossas dicas falando da redação pois é uma parte essencial, mas que muitas vezes acaçá sendo feita “de qualquer jeito”. Escrever o contrato é firmar o que você está negociando com o cliente, e também o que ele precisa fazer para aproveitar todos os benefícios do seu produto ou serviço.
Ao redigir o contrato você deve incluir cláusulas suficientes para descrever os direitos e responsabilidades de todas as partes envolvidas, e deixar claro qual é a transação comercial que está sendo firmada. Se necessário, conta com o auxilio de um advogado, que pode revisar o seu documento e lhe informar se ele realmente está correto e possui valor jurídico.
Assim como é importante fechar o contrato com o cliente, também é essencial manter organizados todos os dados e contratos que você já tem firmados. Esta organização será essencial para que você consulte os dados facilmente sempre que precisar, seja para tirar dúvidas durante a execução do contrato, ou para repassar informações a equipe ou ao cliente sempre que precisar.
Outra parte importante desta organização é que você poderá ter uma noção exata de tudo o que está acontecendo em cada contrato em execução. Ou seja, você pode saber os esforços envolvidos, os custos gerados e as receitas previstas, prever novas necessidades do cliente e muito mais.
A parte financeira dos contratos também precisa ser controlada com eficiência, o que envolve as cobranças e renovações. As cobranças envolvem a forma como você vai receber os valores do cliente, e isso deve ser descrito no contrato com clareza, incluindo a forma de pagamento. Inclusive, se o pagamento for via boleto, você deve automatizar a geração deste documento para evitar atrasos nos pagamentos.
Já quando o assunto são as renovações, você deve acompanhar e iniciar a negociação com antecedência. Semanas antes do vencimento você já pode fazer contato com o cliente, pois é um processo que costuma demorar. Lembre-se que as renovações costumam ser mais fáceis que as novas vendas, e são uma forma de manter o cliente fidelizado, garantindo a permanência das receitas na empresa.
As realizar essas renovações você também deve considerar todos os valores que estão associados a sua cobrança, como taxas e índices cambiais. Portanto, sempre que houver alguma atualização monetária, você pode negociar o reajuste de valores com os clientes ao realizar a renovação do cliente, para que todos saiam ganhando.
Para saber se os contratos firmados realmente são bons para a empresa, você deve acompanhar os relatórios gerenciais (leia mais aqui). Através dessa analise você vai entender o impacto de cada contrato na empresa.
Gerando esses relatórios você terá dados eficientes para tomar decisões estratégicas para o seu negócio, seja de alguma melhoria de processo ou de algum investimento. Quanto mais informações você tiver, mais suas decisões serão acertadas e vão te ajudar a destacar sua empresa no mercado.
Para que você possa seguir todas as dicas que já citamos, aproveite os benefícios que a tecnologia trará para o seu negócio. Se a sua empresa está começando e possui um número reduzido de contratos, utilizar uma planilha Excel pode lhe ajudar. Nós criamos um modelo gratuito disponível abaixo:
A gestão de contratos é essencial para manter os dados da empresa organizados. Mas ela pode ser muito mais que isso, e te ajudar a destacar sua empresa no mercado. Portanto, pare de perder dinheiro e coloque nossas dicas em prática hoje mesmo!
Ficou com alguma dúvida ou tem alguma dica para acrescentar? Comente abaixo e participe da conversa!