Podem parecer só pedacinhos de papel, mas as notas fiscais são fundamentais para comprovar as receitas de uma empresa e para o trabalho da contabilidade. Por isso, ao mesmo tempo que mantê-las devidamente organizadas é essencial, pode ser uma tarefa um tanto quanto desafiadora. No artigo de hoje vamos explorar esse assunto e responder muitas das dúvidas que surgem na hora de fazer a gestão de suas notas fiscais. Vamos lá?
Qual é a diferença entre nota fiscal eletrônica e DANFE?
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que tem como objetivo registrar a operação de circulação de mercadorias ou a prestação de serviços ocorrida entre as partes, podendo substituir a nota fiscal de papel e ainda ser aceito pela receita federal.
Já o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma versão simplificada da NF-e que contém algumas informações importantes que não estão incluídas por lá, como a chave de acesso e informações sobre o remetente e o destinatário do produto. O DANFE é de grande ajuda à contabilidade na escrituração da operação, mas não tem validade jurídica, portanto, não serve para a receita federal.
Devo guardar todas as notas fiscais?
É de grande importância armazenar devidamente as notas fiscais, pois, além de ajudar o setor de contabilidade a gerar dados que orientem nas tomadas de decisão, esse cuidado evita muitos problemas em caso da necessidade de uma auditoria. Uma empresa que não faz a devida gestão de suas notas fiscais, não podendo apresentar esses documentos em caso de fiscalização, pode, no melhor dos casos, ser multada.
Por quanto tempo preciso guardar as notas fiscais?
Documentos e comprovantes devem ser armazenados durante algum tempo para evitar qualquer complicação em caso de auditorias. Os prazos podem variar de acordo com o documento, mas, em geral, as notas fiscais têm validade de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte. Caso surja alguma dúvida quanto ao prazo durante o qual um documento — qualquer que seja — precisa ficar arquivado, o melhor procedimento é mantê-lo guardado.
Quais são as melhores práticas para uma boa gestão de notas fiscais?
Notas fiscais impressas e eletrônicas exigem cuidados um pouco diferentes. Para fazer uma boa gestão das notas fiscais impressas da sua empresa, fique de olho nessas dicas:
- Procure catalogar as notas de entrada de acordo com data e remetente.
- Tenha cuidado com a numeração das notas de saída, tentando mantê-las sempre na ordem.
- Tenha cuidado especial com o papel térmico, usado como recibo dos caixas eletrônicos atualmente, já que esse tipo de material é bem sensível e sua impressão se desgasta muito facilmente. Por isso, não o deixe em lugares quentes e úmidos, nem exposto ao sol ou a luzes fluorescentes por longos períodos. Também é bom evitar contato com plástico. O ideal, nesses casos, é tirar cópias desses boletos e guardá-las, por precaução.
- O DANFE pode não ter validade jurídica, mas ainda é um documento importante para a empresa. Então, sempre que possível, guarde esse documento juntamente com a respectiva nota fiscal a que se refere.
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Como um sistema auxilia na gestão das notas
Para a gestão de notas fiscais eletrônicas, recomenda-se um cuidado especial. Assim, apenas fazer backup no seu computador pode não ser o suficiente, pois, se a máquina tiver algum problema, todas as notas serão perdidas. Nesse caso, o mais recomendado é que seja utilizado algum software especializado, como o Sige Lite. Além de garantir a segurança dos dados, ele ajuda na gestão das notas fiscais e simplifica seu controle fiscal.
Ele permite que você emita sua NF-e facilmente a partir de suas vendas. Desta forma, o cálculo dos impostos é realizado automaticamente e todos os dados são enviados para a Secretária da Fazenda. Depois, basta baixar o XML ou imprimir o DANFE. Simples, prático e gratuito!
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