Trabalhar fora do horário é uma rotina comum para muitos colaboradores, que precisam de horas adicionais para conseguir cumprir todas as suas tarefas. Por isso, controlar as horas extras de cada funcionário torna-se cada vez mais necessário dentro das empresas, na busca constante por aumentar a produtividade da equipe e diminuir a quantidade de horas extras pagas.
Por isso, preparamos este artigo com algumas dicas simples que a empresa pode adotar para gerenciar melhor seus processos e também controlar e reduzir as horas extras dos funcionários. Esse controle será essencial para aperfeiçoar o tempo de trabalho dos colaboradores e reduzir o número de horas extras pagas à equipe.
Dica 1: controle as horas extras da equipe
É comum que as empresas controlem as horas trabalhadas por cada funcionário, processo conhecido como controle do ponto. A partir deste controle serão acompanhadas as horas extras dos funcionários e será comprovado que a empresa está pagando corretamente todos os valores aos funcionários.
Para que você possa acompanhar facilmente as horas extras por mês de cada funcionário você pode contar com uma planilha Excel, que disponibilizamos gratuitamente abaixo:
Dica 2: reveja seus processos internos
Um processo que é feito da mesma forma, a muito tempo, não é sinônimo de eficiência. Por isso, analise cada um de seus processos internos, converse com a equipe e veja o que pode ser melhorado. Faça as mudanças que achar necessárias e acompanhe os resultados, acompanhando se realmente a mudança foi benéfica ou se ainda existe algum ponto a melhorar.
Dica 3: redistribua o trabalho
Redistribuir tarefas e realizar um rodízio dentro dos setores pode lhe ajudar a analisar diversos pontos da produtividade da empresa. Por exemplo, você identificar se existe algum problema no volume de trabalho ou na forma como as tarefas são desempenhadas pelo colaborador, para então realizar os ajustes. Além disso, um rodízio dentro do setor faz com que mais pessoas conheçam os processos, garantindo uma boa produtividade mesmo em caso de férias, afastamento ou desligamento de funcionários, e evitando o acumulo de horas extras neste período.
Dica 4: avalie contratar estagiários
Se a sua equipe não estiver dando conta do serviço pois está com menos funcionários que o necessário, os estagiários podem ser uma boa opção. Avalie a contratação nesta modalidade para tarefas mais simples, que consomem tempo de mão de obra mas que não exigem grande qualificação. Assim, você tem custos menores com contratações e pode aproveitar o restante da equipe para produzir algo mais significativo para a sua empresa.
Confira também nosso artigo “Estagiários: tudo o que você precisa saber sobre esta contratação” clicando aqui.
Dica 5: terceirize alguns serviços
Se você analisou a contratação de estagiários e viu que está opção não é a melhor para você, que tal terceirizar serviços? A terceirização de determinados serviços pode lhe ajudar a diminuir as horas extras, além de a empresa economizar com encargos sociais e trabalhistas.
No caso da terceirização, é necessário ter em mente que a empresa não pode terceirizar sua atividade-fim. Por exemplo, as indústrias podem terceirizar a contabilidade, o setor de tecnologia da informação, o próprio setor de RH, e outros que não envolvam a produção dos itens vendidos.
Dica 6: fique atento a distrações dos funcionários
Quando a equipe faz muitas pausas para o café, para fumar, ou utiliza muito as redes sociais no horário de expediente, isso pode ser um grande tomador de tempo. É preciso ter em mente que o corpo humano precisa de uma pausa diante de muitas horas de trabalho, mas se o funcionário estiver extrapolando o aceitável com cafés, ligações telefônicas ou redes sociais, isso pode ser um sinal de alerta.
Nestes casos, o primeiro passo é ter uma conversa em particular com o funcionário, para que ele alinhe suas tarefas diárias para maximizar o tempo de serviço. Se necessário, você pode explanar os mesmos avisos a toda a equipe, ou definir uma política de advertências e suspensões para casos extremos.
Dica 7: analise se o sistema de banco de horas não seria melhor para sua empresa
Essa é uma solução objetiva que acaba sendo adotada por muitas empresas. No caso do banco de horas, os colaboradores que excedem sua jornada de trabalho registram esses horários e podem tirar essas horas em folgas, conforme acordo com a empresa.
Essas folgas podem ser para aumentar as férias, emendar feriados ou permitir que o funcionário resolva assuntos particulares quando necessário. Para evitar problemas, é importante que a compensação das horas extras ocorra em conformidade com a legislação trabalhista vigente e com o sindicato. Leia mais sobre banco de horas aqui.
Dica 8: utilize a tecnologia para agilizar processos
A realização de tarefas manuais consome muito tempo e energia da equipe. Para evitar estas situações, adote um sistema de gestão na empresa, trazendo mais agilidade para os processos e diminuindo os esforços dos funcionários na execução das tarefas.
A tecnologia pode ser uma grande aliada da sua empresa, simplificando e padronizando processos, economizando tempo e auxiliando na gestão de pessoas. O Sige Lite é um sistema offline e gratuito que integra os processos em uma única plataforma, simples e intuitiva, trazendo um ótimo custo beneficio para o seu negócio.
Dica 9: crie metas para reduzir as horas extras
Quando o funcionário sai depois do horário com muita freqüência, é comum que isso altere sua vida particular e acabe cansando e desmotivando a equipe. Se você percebe que este é o caso da sua equipe, pode criar metas para envolver os funcionários e eliminar as horas extras. Para cada meta alcançada você pode definir incentivos, como premiações individuais e em equipe, de forma a contribuir na criação de um clima organizacional favorável e mantendo a motivação dos colaboradores.
Dica 10: se nada funcionou, avalie trocar o quadro de funcionários
Esta é a dica mais extrema, mas as vezes é necessária. Se você percebeu que a quantidade de horas extras está ligada com o gerenciamento de tempo que é feito pelo funcionário, e nenhuma das dicas anteriores ajudou, o desligamento pode ser a melhor opção. Antes disso, busque novamente conversar e encontrar formas de otimizar as funções do colaborador, e se novamente não for o necessário, substitua o colaborador. Para a nova vaga você pode aproveitar talentos que já estão na empresa, ou buscar outro profissional disponível no mercado.
Concluindo
Pode acontecer de um funcionário precisar realizar horas extras para concluir suas tarefas, algumas vezes. Mas quando isso acontece com frequência e a empresa precisa pagar muitas horas extras por mês, isso pode ser tornar um problema. Por isso, aproveite as dicas que compartilhamos neste artigo para controlar e reduzir as horas extras pagas aos funcionários.
Ficou com alguma dúvida ou tem alguma dica a acrescentar? Comente abaixo e participe da conversa!
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