Assim como já acontecia com as empresas com mais de 8 e 10 funcionários, a partir do dia 1º de Julho as empresas com mais de 5 funcionários, enquadradas no Simples, precisarão de certificação digital. Ou seja, é necessário utilizar um certificado digital para enviar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para o Fisco.
O certificado digital serve como uma assinatura eletrônica, utilizada para confirmar a autenticidade dos documentos e declarações virtuais. Ele deverá ser utilizado ao apresentar a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (Gfip).
Calendário de Obrigatoriedade
O calendário de obrigatoriedade foi definido a partir da mudança no Simples Nacional, aprovada pelo Comitê Gestor do Simples Nacional. A obrigatoriedade do uso do Certificado Digital foi definida conforme o limite de empregados.
Inicialmente, a obrigatoriedade foi para empresas com mais de dez e oito funcionários, as quais necessitavam a certificação digital até o início de 2016. A partir de 01/07/2016, a obrigatoriedade é válida para as empresas com mais de cinco funcionários, e a partir de 2017 a obrigatoriedade atingirá as empresas com mais de três empregados.
Divisão de opiniões
A utilização de documentos digitais vem crescendo junto a evolução de diversas tecnologias, o que traz a necessidade de garantir a validade, integridade e autenticidade de cada documento. Por isso, a Receita Federal estipulou a obrigatoriedade do certificado digital, para garantir os direitos de cada organização no mundo digital.
Para as tarefas dos contadores, o certificado digital também é muito válido. Ele irá garantir a segurança de dados consultados e enviados ao Fisco, como o acesso ao extrato do FGTS e a desvinculação de um funcionário.
Já para muitos empresários, a obrigatoriedade não veio em bom momento. O custo da certificação digital não estava previsto em muitas empresas, e depende do deslocamento do empresário, visto que as empresas certificadoras exigem a presença do empresário em uma unidade de atendimento.
Como obter um certificado digital
Para que um certificado digital seja emitido, existem três passos básicos que devem ser seguidos:
1° passo: Solicitação
É necessário escolher uma Autoridade Certificadora Habilitada e preencher a solicitação. Neste momento, deve ser escolhido um tipo de certificado digital (saiba mais aqui):
- Certificado A1: possui validade de um ano e fica armazenado direto no computador;
- Certificado A3: validade de três anos e é armazenado em um token ou cartão.
2º passo: Validação presencial
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação solicita, como regra para emissão do certificado digital, a validação presencial dos dados. Para isso, o empresário deve comparecer em um posto de atendimento, com a documentação necessária.
3º passo: Emissão
Após a finalização do processo de validação, o certificado digital pode ser emitido. O agente de validação poderá realizar todo o processo ainda no posto de atendimento.
Sem mais delongas, sendo contra ou não, sua empresa também deverá se adequar a esta nova lei.
Mas e o que você acha da certificação digital? Ela trouxe mais segurança para os dados da sua empresa? Compartilhe sua opinião conosco nos comentários.
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